Wystawiasz faktury dla kontrahentów zarejestrowanych poza Polską? Sprawdź, jak poprawnie przygotować dokument w systemie, aby zawierał wszystkie wymagane dane - np. europejski numer NIP czy międzynarodowe dane rachunku bankowego. W artykule pokazujemy, jak skonfigurować odpowiedni dział firmy i szybko wystawić prawidłową fakturę dla zagranicznego klienta.
Jak wystawić fakturę dla firm zarejestrowanych poza Polską?
Jeśli wystawiasz dokumenty księgowe dla kontrahentów działających i zarejestrowanych poza Polską, musisz wystawić dokument z danymi europejskimi. Warto wtedy skorzystać z opcji utworzenia osobnego działu w obrębie NIP, aby dane Twojej firmy zawierały wszystkie niezbędne informacje do wystawienia takiej faktury - oprócz nazwy i adresu również europejski NIP, IBAN oraz SWIFT rachunku bankowego. Możliwość dodania wielu działów w obrębie NIPu dostępna jest we wszystkich planach płatnych. Aby dodać nowy dział:
- przejdź do zakładki Ustawienia > Dane firmy i skorzystaj z przycisku Dodaj nowy dział,
- system zaczyta dane firmy już istniejącej na koncie (jeśli masz kilka firm, pobierze dane działu oznaczonego jako główny), które możesz dostosować tak, aby obowiązywały w obrębie tego działu: dodać NIP europejski i przypisz do działu rachunek bankowy, który ma uzupełniony IBAN oraz SWIFT,
- dodatkowo w ustawieniach działu możesz wybrać domyślną walutę dokumentu, czy język, a także określić osobną numerację dokumentów,
- zatwierdź utworzenie działu przyciskiem Zapisz na dole formularza.
Rachunek bankowy
Aby sprawdzić czy numer rachunku bankowego, który przypisałeś do działu, ma prawidłowo określoną walutę, IBAN i SWIFT, przejdź do zakładki Ustawienia > Rachunki bankowe i zobacz szczegóły wybranego rachunku klikając jego nazwę lub ikonę koła zębatego > Zobacz.
Różne typy dokumentów i stawki podatku
W systemie możesz wystawić różne typy dokumentów z różnymi stawkami podatku np. WDT, OSS lub odwrotne obciążenie. To jaki dokument będzie prawidłowy dla Twojej transakcji zalecamy skonsultować z księgowością lub informacją podatkową.Numery identyfikacyjne
Jeśli na koncie aktywna jest integracja z KSeF i wystawiasz fakturę dla zagranicznego kontrahenta należy skorzystać z właściwego oznaczenia numery identyfikacyjnego zgodnie z poniższą listą:- NIP – numer identyfikacji podatkowej nadany w Polsce,
- NIP UE – numer identyfikacyjny VAT UE (NIP z prefiksem kraju), stosowany w transakcjach wewnątrzwspólnotowych,
- Numer identyfikacji podatkowej (zagraniczny) (Nr id. podatkowej) – pozostałe numery identyfikacji podatkowej (najczęściej nadany przez kraj spoza UE),
- NIP - identyfikator wewnętrzny (NIP-wew. ID) - identyfikacja jednostek organizacyjnych korzystających z NIP podmiotu nadrzędnego (np. JST), gdzie trzeba wskazać NIP - numer wewnętrzny np. 0000000000-098765. UWAGA! Opcja ta po aktywacji w ustawieniach konta dostępna jest do wyboru tylko po stronie Odbiorcy i Wystawcy.