Przejdź do treści

KSeF a wygląd faktury w Fakturowni: kod QR, link weryfikacyjny i numer KSeF (PDF/wydruk)

• Wyświetleń: 9006 • 5 min czytania

Przejdź do sekcji

  1. Wpływ integracji z KSeF na wygląd faktury
  2. Czym jest link weryfikacyjny?
  3. Kod QR na fakturze jako wizualizacja linku weryfikacyjnego
  4. Kod QR KSeF a kod QR do szybkich płatności 
  5. Tryby online i offline w KSeF a wygląd faktury
  6. Tryb online – standardowa wysyłka do KSeF
  7. Tryb offline i offline24 – gdy nie da się wysłać „od razu”
  8. Tryb offline (awaria/niedostępność KSeF ogłoszona przez MF)
  9. Tryb offline24 (problem po stronie podatnika, KSeF działa)
Sprawdź, jak integracja z KSeF wpływa na wygląd faktury w Fakturowni. W tym artykule wyjaśniamy, czym jest link weryfikacyjny, jak działa kod QR KSeF, gdzie pojawia się numer KSeF oraz jak odróżnić QR KSeF od kodu do płatności na PDF i wydruku. Krajowy System e-Faktur wpływa nie tylko na przepływ dokumentów, ale również na sam wygląd faktury. Integracja Fakturowni z KSeF ma więc również wpływ na dokumenty tworzone w ramach konta i ich wizualizację. Każda e-faktura w postaci PDF czy wydruku powinna zawierać link weryfikacyjny oraz jego wizualizację w postaci kodu QR. W tym artykule wskażemy szczegóły dotyczące wpływu integracji z KSeF na wygląd tworzonych w Fakturowni dokumentów. 

Wpływ integracji z KSeF na wygląd faktury

Faktury przesłane do KSeF w trybie online i wyświetlane jako PDF lub wydrukowane w tradycyjny sposób powinny być oznaczone linkiem weryfikacyjnym oraz jego wizualizacją w postaci kodu QR, pod którym widoczny będzie również numer KSeF. Oznaczenie w postaci kodu QR i numeru KSeF pojawia się na wizualizacji faktury po skutecznym przesłaniu dokumentu do KSeF i nadaniu numeru KSeF. W trybach offline/offline24 (przed nadaniem numeru KSeF) stosowane są odrębne oznaczenia. Oznaczenie kodem QR widoczne na PDF i wydruku faktury da możliwość weryfikacji czy faktura jest obecna w systemie KSeF.  Link weryfikacyjny nadawany jest przez KSeF w celu powiązania dokumentu z systemem. Powinien mieć następujący format: {environment_path}/web/common/verification/{ksefReferenceNumber}/{hash}, gdzie:
  • .ksefReferenceNumber to unikalny numer faktury nadany przez system KSeF;
  • hash to skrót oryginalnego dokumentu faktury w formacie XML obliczany przez algorytm. 

Kod QR na fakturze jako wizualizacja linku weryfikacyjnego

Kod QR widoczny na fakturze wystawionej w trybie online jest graficzną reprezentacją linku weryfikacyjnego.  Zeskanowanie kodu QR KSeF, przenosi bezpośrednio do podglądu dokumentu w Krajowym Systemie e-Faktur.  Kod widoczny na fakturze uwzględnia dodatkowo numer KSeF nadany przez system, jako dodatkowy tekst widoczny pod kodem QR.  W przypadku faktur wystawionych w trybach offline/offline24 (zanim dokument otrzyma numer KSeF) na wizualizacji mogą pojawić się dodatkowe oznaczenia offline, które po nadaniu numeru KSeF są zastępowane standardowym widokiem (1 kod QR + numer KSeF).

Kod QR KSeF a kod QR do szybkich płatności 

Jeśli w ramach konta w Fakturowni korzystasz z kodów QR, które przekierowują z poziomu faktury do szybkich płatności, integracja z KSeF nie wpłynie na możliwość korzystania z tej funkcji. Przy aktywnej integracji z KSeF na fakturze, która ma swój numer KSeF i uwzględnia kod QR do płatności, prawidłowo wyświetlą się obydwa kody.  W celu rozróżnienia, który kod QR dotyczy KSeF, a który płatności, każdy z nich jest dodatkowo opisany. QR KSeF opisany jest jako Sprawdź w KSeF oraz dodatkowo pod kodem widoczny jest numer nadany fakturze w systemie. Natomiast QR płatności jest opisany jako Opłać fakturę online. 

Tryby online i offline w KSeF a wygląd faktury

 

Tryb online – standardowa wysyłka do KSeF

Domyślnie faktury należy wystawiać i przekazywać do KSeF w trybie online, czyli z wysyłką do systemu w dniu wystawienia dokumentu (automatycznie lub ręcznie – zależnie od ustawień konta). W tym wariancie na PDF/wydruku faktury pojawia się link weryfikacyjny i kod QR KSeF, a pod kodem widoczny jest numer KSeF nadany dokumentowi.  

Tryb offline i offline24 – gdy nie da się wysłać „od razu”

Przepisy przewidują tryby szczególne na wypadek problemów technicznych, które wpływają nie tylko na moment wysyłki, ale też na oznaczenia widoczne na fakturze. W trybach offline/offline24 wizualizacja faktury może tymczasowo zawierać dodatkowe oznaczenia offline (np. dodatkowe kody/etykiety), a po nadaniu numeru KSeF wraca do standardowego widoku: 1 kod QR + numer KSeF.

Tryb offline (awaria/niedostępność KSeF ogłoszona przez MF)

Gdy Ministerstwo Finansów ogłosi niedostępność lub awarię KSeF, przedsiębiorca może wystawiać faktury poza systemem i dosłać je po przywróceniu działania KSeF (w terminie zależnym od rodzaju przerwy). W tym czasie faktura może mieć oznaczenia offline – a finalnie, po nadaniu numeru KSeF, dokument zostaje powiązany z KSeF.  

Tryb offline24 (problem po stronie podatnika, KSeF działa)

Jeśli KSeF działa prawidłowo, ale problem jest po Twojej stronie (np. brak internetu, kłopot techniczny z oprogramowaniem), możesz wysłać fakturę w trybie offline24, czyli najpóźniej do końca następnego dnia roboczego po dniu jej wystawienia. Faktura zachowuje datę wystawienia wskazaną w strukturze i zostaje przesłana do KSeF później. Pełen opis tego rozwiązania znajduje się w artykule Tryby awaryjne offline i offline24 Sprawdź również:  KSeF w Fakturowni – od czego zacząć, prosto i krok po kroku KSeF: Uprawnienia użytkowników w Fakturowni – kto może wysyłać dokumenty i jak to ustawić KSeF w Fakturowni – kluczowe informacje Jak pobierać faktury kosztowe (wydatki) z KSeF do Fakturowni? Tryb hybrydowy KSeF w Fakturowni: odbiór kosztów i dobrowolna wysyłka sprzedaży do 1.04.2026  Tryby awaryjne offline i offline24 Jak wysyłać faktury z Fakturowni do KSeF? Wysyłka e-maila z fakturą przy włączonej integracji z KSeF KSeF a wygląd faktury w Fakturowni: kod QR, link weryfikacyjny i numer KSeF (PDF/wydruk) Czym jest numer KSeF i gdzie zobaczysz go na fakturze w Fakturowni? Jak połączyć Fakturownię z KSeF (DEMO) – autoryzacja integracji krok po kroku Autoryzacja manualna (zaawansowana) – wgranie certyfikatów z KSeF do Fakturowni Szybkie płatności za pomocą QR kodu a integracja z KSeF Eksport dokumentów z Fakturowni przy aktywnej integracji z KSeF

Powiązane wpisy

Poprzedni Wysyłka e-maila z fakturą przy włączonej integracji z KSeF Następny [KSeF] Zmiany w harmonogramie! KSeF obowiązkowy od 2026 roku. Dowiedz się więcej!

Czy ten wpis był pomocny?

Udostępnij

Główna odpowiedź Daniel 2025-09-29 08:09

Dzień dobry,
nasi graficy pracują nad rozwiązaniem, które pozwoli umieścić wszystkie trzy kody na dokumencie w sposób czytelny i estetyczny.

Nie ma przy tym wymogu, aby kody znajdowały się bezpośrednio obok siebie - np. kod do płatności może być wyświetlony osobno.

W momencie wejścia w życie KSeFu, zapewnimy aby systemowe szablony były spójne i przejrzyste oraz zgodne z jego wymogami.

Pozdrawiam

Komentarze (10)

Sandra Glajzner 2026-03-06 15:44 Odpowiedź
Dzień dobry, jeżeli dana informacja nie posiada dedykowanego pola, powinna zostać umieszczona w uwagach - zarówno numer umowy, miejsce powstawania kosztów, jak i informacja o odwrotnym obciążeniu. Pozdrawiam Sandra
Anonymous 2026-03-03 08:14
Dzień dobry, niektórzy nasi kontrahenci wymagają podania na fakturze dodatkowych informacji, tj. numeru umowy, miejsca powstawania kosztów itd. Czy takie informacje powinniśmy zamieszać w polu "dodatkowy opis" w pozycji Nabywcy czy Odbiorcy? A może jest to jakieś inne pole? Prośba o informacje Pytanie. 2 Na fakturach zamieszczamy notatkę dot.  odwrotnego obciążenia  - gdzie po z mianach KSEF aktualnie należy wpisywać tą notatkę aby była ona widoczna? 
Daniel Śmiech 2026-02-24 11:23 Odpowiedź
Dzień dobry, zgodnie z informacją podaną na stronie KSeF> https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/kody-weryfikujace-qr/ Do oznaczania faktury ustrukturyzowanej kodem jest obowiązany podatnik jak i podmiot inny niż podatnik – w przypadku użycia tej faktury poza KSeF. W związku z tym, nie ma możliwości usunięcia kodu QR z faktury wysłanej do KSeF. Pozdrawiam
Anonymous 2026-02-11 12:28
Witam, jak usunąć kod QR KseF z faktury w wersji PDF? Dodanie tego kodu powoduje rozjechanie się wydruku faktury na 2 strony co źle się prezentuje. Sam nr w formie tekstowej wystarczy choć i tak nie jest potrzebny dla zagranicznych klientów. Dodam, że używam szablonu grey, ponieważ jest najlepiej czytelny dla moich klientów.
Sandra Glajzner 2026-02-10 17:14 Odpowiedź
Dzień dobry, przesyłam instrukcję na temat dodawania kont bankowych: https://pomoc.fakturownia.pl/54378800-Dodawanie-numeru-konta-bankowego Pozdrawiam Sandra
Anonymous 2026-02-08 11:03
Dzień dobry, potrzebuję na fv mieć 2 numery konta bankowego euro i pln, nie widzę tego w KSef, jak to zrobić?
Daniel Śmiech 2026-02-02 20:25 Odpowiedź
Dzień dobry, proszę postępować zgodnie z poniższym wpisem z Bazy Wiedzy> https://pomoc.fakturownia.pl/157007738-Wysylka-e-maila-z-faktura-przy-wlaczonej-integracji-z-KSeF Pozdrawiam
Anonymous 2026-01-30 17:02
Dzień dobry, mamy indywidualny szablon FV. Proszę o podanie kawałku kodu dla QR KSeF ze zmiennymi., muszę ręcznie to dodać.