Fakturownia daje możliwość zarządzania wieloma firmami i działami oraz dodawania wielu rachunków bankowych z poziomu jednego konta.
Korzystając z planu Start, Standard, Pro oraz Pro Plus, masz możliwość utworzenia wielu działów firmy na swoim koncie (pod jednym NIP-em), natomiast liczba firm (dodanych na takiej samej zasadzie jak dodaje się działy, ale z różnymi NIP-ami), jakie możesz stworzyć w ramach jednego konta wynosi 1 w pakiecie Micro oraz Start, 3 w pakiecie Standard, a w pakiecie Pro oraz Pro Plus jest nielimitowana.
UWAGA! Każda z tych firm dodana w osobnym koncie w Fakturowni podlega odrębnej opłacie.
Aby sprawdzić, jakie możliwości oferujemy, przejdź do menu Ustawienia > Dane firmy.
Po lewej stronie pojawią się trzy przyciski: Dodaj nowy dział, Dodaj nową firmę oraz Wystawcy.
Jeśli chcesz dodać nowy numer rachunku bankowego należy skorzystać z zakładki Ustawienia > Konta bankowe > Dodaj rachunek bankowy lub utworzyć rachunek bezpośrednio z poziomu formularza tworzenia/edycji działu za pomocą przycisku + Dodaj rachunek bankowy.
Aby utworzyć wybrany przez siebie obszar, naciśnij przycisk z tym, którego utworzenie Cię interesuje.
W przypadku chęci dodania:
a) nowego działu
- uzupełnij rubryki ręcznie lub sczytując dane z NIP-u, REGON-u lub KRS-u,
- naciśnij przycisk Zapisz,
b) nowej firmy
- wybierz jedną z opcji, która się pojawi: Dodaj firmę (jako nowy dział) lub Dodaj firmę (przez nowe konto) – w dalszej części wpisu przeczytasz, czym dokładniej różnią się te dwie opcje,
c) nowego rachunku bankowego
W zależności od wyboru opcji dotyczących stworzenia nowej firmy:
- dodając firmę jako nowy dział, postępuj tak, jak podczas tworzenia nowego działu (instrukcja wyżej),
- dodając firmę przez nowe konto, postępuj zgodnie z instrukcją umieszczoną we wpisie w nagłówku Nowa firma.
Nowy dział
Osobnym działem w firmie może być na przykład osobna lokalizacja, osobny rachunek bankowy czy osobny sklep, jeśli prowadzisz ich więcej niż jeden. To dobre rozwiązanie również wtedy, gdy sprzedajesz swoje produkty w języku obcym lub innej walucie – możesz wtedy stworzyć osobny dział dla faktur po niemiecku i osobny dla faktur po hiszpańsku.
Dział firmy może być zarówno oddzielnym oddziałem, jak również wydzieloną częścią firmy, którą chcemy oddzielnie raportować. Po dodaniu kilku działów Użytkownik będzie miał możliwość generowania raportów sumarycznych lub w rozbiciu na poszczególne działy.
Jeśli w ramach jednego konta dodasz nową firmę jako dział, klienci i produkty pozostaną wspólne.
Po jego stworzeniu Twoi współpracownicy będą mogli mieć dostęp tylko do wybranego przez Ciebie działu bez możliwości poruszania się po innych zgodnie z instrukcją jak dodać współpracownika do systemu i dać mu dostęp do danego działu/firmy.
Jeśli chcesz prowadzić kilka oddzielnych numeracji faktur, masz możliwość dodania kilku działów firmy i dla każdego działu określenia oddzielnego schematu numerowania faktur o czym więcej możesz przeczytać w artykule oddzielna numeracja faktur dla różnych działów.
Jeśli używasz kilku rachunków bankowych, korzystnym rozwiązaniem może być dla Ciebie dodanie kilku działów, które będą różniły się tylko nazwą skróconą oraz numerem konta. Po wprowadzeniu takiego rozwiązania przy dodawaniu nowej faktury będzie można łatwo wybrać odpowiedni numer konta, wybierając odpowiedni dział w danych Sprzedawcy.
Co ważne, działy firmy mają ten sam NIP i taki też będzie widniał w rubryce NIP, kiedy zechcesz stworzyć osobny dział tej samej firmy. Jeśli wybierzesz inny NIP, dział automatycznie trafi do tej firmy, do której należy NIP. Jeśli postanowisz natomiast wprowadzić całkiem nowy NIP, w systemie od razu pojawi się możliwość utworzenia nowej firmy zamiast nowego działu.
Aby od razu dodać jednostkę z innym NIP-em, skorzystaj z przycisku Dodaj nową firmę.
Nowa firma
Nową firmę możesz dodać na dwa sposoby:
1) jedno konto z jedną opłatą za abonament i oddzielne firmy (NIPy) jako działy – przycisk Dodaj firmę (jako nowy dział),
2) osobne konto z osobną opłatą za abonament ale z jednym logowaniem – przycisk Dodaj firmę (przez nowe konto).
1)
Dodaj firmę (jako nowy dział)
W przypadku chęci skorzystania z pierwszej opcji – dodanie nowej firmy będzie tym samym, co dodanie nowego działu opisane powyżej. Funkcja wielu NIPów w ramach jednego konta dostępna jest od planu Standard (3 NIPy). Plan Pro i Pro Plus liczbę firm ma nielimitowaną.
Baza klientów i produktów pozostaje wówczas taka sama dla wszystkich działów.
Po naciśnięciu przycisku wybierającego tę opcję system przekieruje Cię do tego samego miejsca, w którym zostaje tworzony nowy dział – będziesz mieć możliwość dodania osobnej numeracji dokumentów lub osobnej konfiguracji wysyłania dokumentów e-mailem (od planu Pro).
Co ważne, w ramach jednego konta system nie zezwala na wystawienie w tym samym roku kilku faktur o tym samym numerze. Jeśli zależy Ci na osobnej numeracji dla działów, warto na początku każdej z nich dodać literę lub cyfrę określającą dany dział – wtedy każdy z nich będzie miał unikalny numer.
2)
Dodaj firmę (przez nowe konto)
Jeśli chodzi o drugą opcję – będzie to stworzenie całkiem nowego konta z poziomu tego samego profilu użytkownika, co znaczy, że po jego dodaniu będziesz mieć możliwość zarządzania nim, używając tego samego loginu oraz hasła i przełączania się między nimi za pomocą menu górnego zgodnie z instrukcją
jak przełączać się między kontami podpiętymi pod ten sam login.
Wówczas powstaną oddzielne firmy z odrębną bazą klientów i produktów. Każda firma jako osobne konto otrzyma okres testowy, jak każde nowe konto w systemie, co wiąże się również z odrębną opłatą abonamentową.
Po naciśnięciu przycisku wybierającego tę opcję system przekieruje Cię do utworzenia nowego konta. Wyświetli Ci się Twoja obecna nazwa konta z cyfrą na końcu mówiącą o tym, które z kolei nowe konto zostaje przez Ciebie utworzone. Możesz z tego miejsca zmienić nazwę dla nowego konta o ile taka nazwa nie jest już w systemie zajęta.
Jeśli dodatkowe konta zostały stworzone przez Ciebie z myślą o swoich klientach (czyli korzystasz z
opcji dostępnej dla biur księgowych), którym chcesz dać możliwość zarządzania kontem:
Nowy dział a rachunek bankowy
Tworząc nowy dział lub firmę na koncie możesz od razu wskazać numeru rachunku bankowego, który system wskaże na fakturze wraz z pozostałymi danymi.
W sekcji Bank możesz dodać rachunek bankowy, tworząc nowy lub wybierając wcześniej dodany w zakładce Ustawienia > Konta bankowe.
Więcej o numerach kont bankowych, ich tworzeniu i przypisywaniu do działów przeczytasz w artykule dodawanie numeru konta bankowego.
Dziękujemy za Wasze wsparcie i mnóstwo pomysłów na nowe funkcje, które nam przesyłacie. Zachęcamy do śledzenia nas na Twitterze, Facebooku, Podcaście oraz Instagramie.
