Status faktury - jak zweryfikować i zmienić?

Aby zweryfikować status przypisany do dokumentu:  

1. przejdź do zakładki Przychody lub Wydatki i z listy wybierz opcję wszystkie, by wyświetlić listę wszystkich dokumentów dodanych na koncie lub konkretny typ dokumentu np. Faktury;
2. na liście dokumentów znajdź kolumnę Status; 
   

   
    
3. zweryfikuj status przypisany do dokumentu zgodnie ze szczegółowymi opisami poniżej;
4. aby zmienić status kliknij przy wybranym dokumencie aktualny status i wybierz z listy właściwy.

 

 

Status faktury po stronie przychodów - co oznacza?

W systemie, po stronie przychodów, dostępne są następujące statusy do wyboru:  

• wystawiona - status jest widoczny, gdy dokument został dopiero utworzony w systemie, w momencie gdy zapiszesz formularz tworzenia dokumentu i system wyświetli jego podgląd, automatycznie otrzymuje on taki status;

 

• wysłana - wybór z listy opcji wysłana nie zmienia nazwy statusu (nadal pozostaje on jako wystawiona), wybór statusu wysłana dodaje do statusów ikonę koperty, status informuje, że z listy statusów wybrano opcję wysłana lub przesłano fakturę za pomocą formularza wysyłki dokumentu;

     

• częściowo opłacona - status jest widoczny w momencie, gdy do faktury dodasz płatność, która nie obejmuje całej wartości z dokumentu lub wybierzesz dla dokumentu status Częściowo opł. i w polu Kwota opłacona podasz wartość mniejszą niż całkowita wartość faktury;

   

• opłacona - status jest widoczny, gdy do faktury zostanie przypisana płatność równa wartości z faktury (płatność można przypisać ręcznie lub powiązać ją automatycznie), status ten wybierz w momencie, gdy otrzymałeś należność za dokument od swojego kontrahenta, ale nie przypisujesz do dokumentów płatności;

 

• do uzupełnienia (status dla opcji Turbo Faktura) - pojawia się w momencie, gdy na stronie głównej konta klikniesz przycisk +TurboFaktura oraz skorzystasz z opcji Zapisz i wyślij do uzupełnienia; 

   

• odrzucona (status dostępny dla dokumentu proforma i zamówienie) - taki status przy dokumencie oznacza, że przesłana oferta została odrzucona i np. wymaga poprawienia lub nie będzie już dalej realizowana;

 

• zrealizowane (status dla dokumentu zamówienie) - z tego statusu możesz skorzystać, gdy transakcja na podstawie przesłanego dokumentu Zamówienie zakończyła się powodzeniem i została przez Ciebie w pełni zrealizowana;

 

• po upływie terminu płatności - jeśli status przy dokumencie jest koloru czerwonego oznacza to, że dla tego dokumentu minął już termin płatności, po najechaniu na ten status, system wyświetli dodatkowo ile dni opóźnienia już minęło;

Statusy mogą być zmieniane automatycznie oraz ręcznie.

Status faktury po stronie wydatków - co oznacza?

W systemie, po stronie wydatków, dostępne są do wyboru statusy takie jak obowiązują dla tych samych typów dokumentów po stronie przychodów, czyli wystawiona, opłacona, częściowo opłacona, wysłana, a także te, które obowiązują dla wybranych typów dokumentów jak odrzucona i zrealizowana. Jeśli korzystasz w Fakturowni z usługi inbox - skrzynka odbiorcza na wydatki, w zakładce wydatki pojawi się dodatkowy status - niezatwierdzony. Status ten oznacza, że dokument trafił do Twojej skrzynki, ale nie został jeszcze przez Ciebie zatwierdzony. Do czasu akceptacji i dodania wydatku nie ma możliwości zmiany statusu. Dopiero po zatwierdzeniu faktura otrzymuje standardowe statusy systemowe dostępne dla kosztów.    Dla kont z aktywną integracją z KSeF statusy faktur po stronie wydatków ulegają zmianie. Dostępne do wyboru są następujące statusy:  

• otrzymana - faktura pobrana z KSeF lub wprowadzona ręcznie,
  

  
   
• zatwierdzona - faktura zaakceptowana do zaksięgowania - jeśli udostępniłeś swoje konto księgowemu, ten status oznacza, że dana faktura kosztowa jest przeznaczona do zaksięgowania przez niego, 
  

  
   
• odrzucona - faktura niezaakceptowana do zaksięgowania - jeśli nadałeś dostęp księgowemu, status ten oznacza, że dana faktura kosztowa nie jest przeznaczona do zaksięgowania,
  

  
   
• opłacona - status informuje, że płatność za fakturę kosztową została w całości zrealizowana na rzecz sprzedawcy, 
  

  
   
• częściowo opłacona - status informuje, że płatność za fakturę kosztową została w części zrealizowana na rzecz sprzedawcy, 
  

  
   
• przeterminowana - kolor statusu zmieni się na czerwony, jeśli termin płatności za fakturę już minął - nie dotyczy statusu otrzymana i odrzucona. 
  

  

Jeżeli na koncie aktywna jest blokada faktur wystawionych przed określoną datą, faktura z numerem KSeF nie będzie mogła mieć zmniejszonej przypisanej płatności. System pozwoli jedynie na zwiększenie kwoty opłaconej dla takiego dokumentu.  

Oznaczenie dokumentu, gdy e-mail z fakturą niedostarczony 

 

W systemie dostępne jest jeszcze jedno oznaczenie, które nie pojawia się w kolumnie Status, ale informuje o niedostarczeniu wysłanej faktury na wskazany adres e-mail.

Jeśli po wystawieniu dokumentu prześlesz go bezpośrednio z systemu, w statusie pojawi się dodatkowa ikona koperty. W przypadku, gdy wiadomość z fakturą nie zostanie dostarczona, obok numeru faktury pojawi się czerwona kropka. Oznacza ona, że wystąpił problem z wysyłką dokumentu, a po kliknięciu w tę kropkę będziesz mógł zweryfikować szczegółowe informacje. Więcej o tym, jak sprawdzić, czy wiadomość została dostarczona do kontrahenta, przeczytasz w artykule Jak sprawdzić czy faktura została dostarczona na pocztę kontrahenta?

 

FAQ - pytania i odpowiedzi 

 

• Jak masowo zmienić status dla dokumentów?

Aby masowo zmienić status dla kilku dokumentów, przejdź na listę faktur poprzez zakładkę Przychody lub Wydatki. Zaznacz checkboxy przy tych dokumentach, dla których chcesz zmienić status. Z menu podręcznego ponad listą wybierz opcję Zmień > Status > [wybierz właściwy status]. Opcja działa wyłącznie w obrębie jednej strony.  

• Czy jest możliwość filtrowania dokumentów po statusie?

System pozwala filtrować listę dokumentów po statusie. Po przejściu na listę dokumentów, skorzystaj z panelu filtrującego po lewej stronie listy. Znajdź pole Status i wybierz właściwą opcję. Możesz wybrać wyłącznie jeden status. Zatwierdź wyszukiwanie przyciskiem Szukaj na dole panelu filtrującego.   

• Czy zmiana statusu jest obowiązkowa?

Zwykle zmiana status ma zadanie informacyjno/organizacyjne. Jedynym przypadkiem kiedy zmiana statusu może mieć znaczenie księgowe jest korzystanie z metody kasowej i wystawianie faktury MP. Standardowo VAT nalicza się automatycznie w momencie wystawienia faktury sprzedażowej - moment sprzedaży stanowi moment podatkowy. Nie ma znaczenia czy otrzymałeś płatność za dostawę, czy termin płatności jest odroczony i odbiorca zapłaci w przyszłości przelewem. W przypadku metody kasowej w VAT, moment podatkowy powstaje w momencie otrzymania zapłaty. W Fakturowni w przypadku oznaczenia faktury MP jako częściowo opłacona - nie dzieje się nic. Jeśli Klient płaci na raty, należałoby ręcznie dodawać wpisy w rejestrze VAT. Ale jeśli Klient opłaci fakturę całkowicie, to naniesienie statusu 'opłacona; powoduje automatyczne rozliczenie VAT w dacie zmiany statusu.