Jak włączyć Inbox – skrzynkę odbiorczą na wydatki?

1. przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Wydatki > Inbox – skrzynka odbiorcza na wydatki,
2. kliknij przycisk Zdefiniuj e-mail, 
   

   
    
3. ustal swój dedykowany adres e-mail, na który będą przesyłane faktury kosztowe – przykładowy e-mail to wydatki@testowafirma.fakturownia.pl gdzie: 
4. wydatki – to dowolny tekst, jaki możesz wprowadzić np. koszty, faktury, zakupy itp. – możesz wykorzystać od 3 do 30 znaków, w tym małe litery, cyfry oraz znaki specjalne “.”,”-” i ”_”,
5. testowafirma – to prefix Twojego konta, który możesz zmienić w zakładce Ustawienia > Ustawienia konta > Adres konta,
6. .fakturownia.pl – domena naszego serwisu Fakturownia, której nie można zmienić, nawet jeśli masz aktywną funkcję wysyłka wiadomości e-mail poprzez własny serwer, 
   

   
    
7. zatwierdź wprowadzony adres dla Twoich faktur kosztowych przyciskiem Zapisz, 
   

   
    
8. po zapisaniu adresu, w zakładce Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Wydatki > Inbox – skrzynka odbiorcza na wydatki będzie widoczny wprowadzony e-mail – po prawej stronie tego pola znajduje się ikona szybkiego kopiowania adresu, który możesz przekazać kontrahentowi do wysyłki faktur – możesz wyłączyć w każdym momencie ustawiony adres do wysyłki faktur kosztowych oraz zmienić e-mail na inny korzystając z przycisku Zmień e-mail. 
   

   

Aktywna funkcja Inbox   

Po aktywacji funkcji, w zakładce Wydatki, po prawej stronie ekranu pojawi się Twój adres skrzynki wraz z opcją szybkiego kopiowania.

Otrzymasz jednocześnie na adres e-mail Właściciela Konta wiadomość z potwierdzeniem aktywacji usługi. 

Po przesłaniu faktury kosztowej na dedykowany adres e-mail Twojego konta w Fakturowni, faktura pojawi się na liście oczekiwanych wydatków do dodania w systemie. 

Klikając na podgląd faktury kosztowej, widzisz przesłany załącznik z inboxa – teraz możesz dodać go na dwa sposoby:  

1. wybierając przycisk Wypełnij automatycznie, system wgra załącznik do OCR aby odczytać dane i przekształcić je w dokument elektroniczny,
2. wybierając opcję Wypełnij ręcznie pojawi się formatka wydatku, którą należy uzupełnić samodzielnie na podstawie przesłanego załącznika. 

Przy aktywnej integracji z KSeF wprowadzenie wydatku przesłanego przez inbox ręcznie lub za pomocą OCR, na podglądzie dodania faktury domyślnie przypisze status Zatwierdzona. 

Po dodaniu wydatku, zostanie on uwzględniony w raportach systemowych w tym JPK, statystykach firmy oraz możesz go szybko opłacić z poziomu programu korzystając z funkcji opłacania kosztów w Fakturowni.

Na liście faktur kosztowych przesłanych z inbox, przy każdej z nich pojawia się koperta:  

• czarna koperta – oznacza, że wydatek został dodany przez inbox – dzięki temu wiesz, które wydatki są wprowadzone samodzielnie w systemie przez Ciebie lub Twoich pracowników, a które zostały przesłane ze skrzynki odbiorczej dedykowanej do Twoich faktur kosztowych,
• żółta koperta – oznacza, iż wydatek wymaga uzupełnienia,
• czerwona koperta – pojawia się wyłącznie w planie Micro i Start kiedy osiągniesz limit 20 przesłanych dokumentów za pomocą inbox – skrzynki odbiorczej na wydatki.

 

Jeśli korzystasz z abonamentu Micro lub Start, podczas dodawania wydatku z inboxa system – oprócz opcji dodania dokumentu – wyświetli również informacje o dostępnych limitach. Gdy limit nie zostanie jeszcze wyczerpany, na liście faktur pojawi się ikona żółtej koperty, a w widoku dodawanego wydatku zobaczysz komunikat z informacją, ile dokumentów możesz jeszcze dodać. Po przekroczeniu limitu na liście faktur pojawi się ikona czerwonej koperty, a w podglądzie dokumentu wyświetli się komunikat informujący o przekroczeniu dostępnego limitu. Przyciski pozwalające na dodanie wydatku będą zablokowane.  Faktura kosztowa przesłana poprzez inbox, otrzyma domyślnie status Otrzymana.

Filtr wyszukiwania – Inbox

Na liście wydatków po lewej stronie w panelu filtrów znajduje się parametr Inbox. Po kliknięciu w to pole, możesz wybrać jedną z trzech opcji:  

• wszystkie – pokazuje wszystkie wydatki, które były przesyłane na skrzynkę inboxową;
• otrzymane – pokazuje tylko niezatwierdzone wydatki przesłane na inbox;
• zatwierdzone – pokazuje tylko zatwierdzone wydatki przesłane na inbox;

 

 📢 Aktualizacja związana z KSeF Dla kont z aktywną integracją z KSeF filtr Inbox zostanie zastąpiony ogólnym filtrem Źródło, który pozwoli wyszukiwać faktury kosztowe po ich źródle, czyli w jaki sposób zostały dodane do zakładki wydatki. Poniżej wskazujemy szczegóły. 👉 Jak przygotowujemy system na KSeF? Sprawdź zmiany i bądź na bieżąco!

Dla kont z aktywną integracją z KSeF filtr Inbox zostanie zastąpiony ogólnym filtrem Źródło. Dostępne wówczas opcje do wyboru to:  

• wszystkie
• KSeF
• Inbox (wszystkie)
• Inbox (otrzymane)
• Inbox (zatwierdzone)

Aktywności związane z dokumentem – e-mail nadawcy

Po zatwierdzeniu dokumentu kosztowego, możesz zweryfikować z jakiego adresu e-mail został wysłany na Twój inbox.  Wejdź w podgląd dokumentu, a następnie przejdź do sekcji aktywności związane z dokumentem, którą znajdziesz pod podglądem faktury. W wierszu Utworzenie dokumentu znajdziesz adres e-mail nadawcy, z którego wydatek został do Ciebie wysłany. 

Limity i ograniczenia 

1. Możliwość przesyłania wydatków przez Inbox jest ograniczona do 20 dokumentów w planie Micro i Start. Limit ten nie odnawia się po jego wykorzystaniu. Jeśli chcesz mieć nielimitowaną liczbę przesyłanych faktur kosztowych, przejdź na plan Standard lub wyższy – sprawdź cennik Fakturowni.
2. W ramach płatnego abonamentu w serwisie Fakturownia otrzymujesz automatycznie odnawiające się odczyty OCR. W abonamencie Start są to 3 skany, w Standard – 5 skanów, a w Pro i Pro Plus – 10 skanów. Jeśli chcesz korzystać z funkcji Wypełnij automatycznie i przesłane do Inboxu wydatki odczytywać za pomocą OCR, po wykorzystaniu powyższych limitów możesz zwiększyć liczbę skanów, wykupując jeden z dostępnych pakietów OCR na okres 90 dni – sprawdź cennik OCR.
3. Limit wielkości wiadomości przychodzących i wychodzących wynosi 20 MB. Limit ten dotyczy całej wiadomości, czyli treści oraz załączników.

FAQ - pytania i odpowiedzi

1. Czy w Inbox mogę wystawić fakturę korygującą?
Nie, w przypadku dokumentów dodanych przez Inbox nie ma możliwości zmiany ich typu na fakturę korygującą. Korekty należy wystawić bezpośrednio w systemie, korzystając z formularza tworzenia dokumentów.  

2. Czy w Inbox mogę wystawić inne typy dokumentów (np. fakturę końcową, zaliczkową)?
Tak, jednak w pierwszym kroku formularz Inbox ogranicza się do podstawowych typów dokumentów: faktura, proforma i paragon. Należy wówczas zapisać dokument jako fakturę, a następnie w edycji – już w pełnym formularzu dokumentu – można zmienić jego typ na inny (np. fakturę końcową czy zaliczkową).

3. Wysłałam plik PDF z kilkoma fakturami – dlaczego zapisuje się tylko jedna? System analizuje i przetwarza tylko jedną fakturę na dokument. Oznacza to, że jeśli prześlemy plik zawierający kilka faktur (osobnych lub w formie pliku zbiorczego), zeskanowana zostanie tylko pierwsza z nich. Pozostałe faktury należy zapisać lokalnie i wprowadzić ręcznie (lub ponownie przesłać pojedynczo na inbox). W tej chwili nie ma funkcji hurtowego przetwarzania wielu faktur z jednego pliku PDF w ramach skrzynki Inbox. Alternatywnie można skorzystać z importu dokumentów. Powiadomienie o wzroście faktury wydatkowej od sprzedawcy Jak wprowadzić dodatkowe typy wydatków (np. umowa o prace, umowa o dzieło itp.)