Czym jest nota księgowa (obciążeniowo-uznaniowa)?

Notę księgową, która jest dowodem księgowym, stosujemy w sytuacjach, kiedy trzeba udokumentować transakcje, które nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT. Do takich sytuacji możemy zaliczyć na przykład:

• obciążenie dłużnika naliczonymi odsetkami od niezapłaconych zobowiązań;
• karę umowną za nieterminową realizację umowy;
• żądanie wypłaty odszkodowania od ubezpieczyciela;
• sprostowanie pomyłek do jakich doszło we wcześniej wystawionych dokumentach księgowych. 

Nota księgowa może być również uznana za podstawę do zapisów w księgach rachunkowych. Jednak aby tak się stało, muszą się na niej znaleźć niektóre informacje, które są wymagane od dowodów księgowych, zgodnie z ustawą o rachunkowości. 

Nota księgowa wymagane elementy

Aby nota księgowa mogła być uznana za podstawę prowadzenia zapisów musi posiadać:

1. określenie, że jest to nota księgowa;
2. określenie jej podtypu (obciążeniowa/uznaniowa);
3. numer identyfikacyjny;
4. datę wystawienia operacji;
5. określenie stron, które dokonują transakcji (Wystawca/Odbiorca);
6. opis operacji i jej wartość. 

 

Jak wystawić notę księgową w Fakturowni?

Aby móc wystawić ten typ dokumentu, należy aktywować go w ustawieniach konta. W tym celu:

1. przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Twoje konto na swoim koncie;
2. w sekcji Jakie dokumenty wystawiać znajdź opcję Noty księgowe;
3. zaznacz checkbox obok tej opcji;
4. zatwierdź zmiany przyciskiem Zapisz na dole strony.
   

   
5. następnie na pasku głównym kliknij zakładkę Przychody i z listy wybierz Noty księgowe, by przejść na listę wystawionych na koncie not księgowych lub utworzyć nową; 
   

   
6. na liście utworzonych not księgowych kliknij przycisk Dodaj, aby utworzyć nową notę; 
   

   
7. w rubryce Podtyp możesz wybrać czy chcesz utworzyć notę Uznaniową czy Obciążeniową; 
   

   
8. uzupełnij wymagane dane i zatwierdź utworzenie dokumentu klikając Zapisz.

W przypadku wybrania opcji nota uznaniowa będziesz jej Odbiorcą. Natomiast podczas wystawiania noty obciążeniowej Twoje dane widoczne będą po stronie Wystawcy takiej noty.  Szablon noty księgowej w prawidłowy sposób wyświetli również dane bankowe w tym kod SWIFT.  Należy pamiętać, że nota księgowa jest dodatkowych dokumentem, który można wykorzystać tylko w niektórych sytuacjach. Nie ma możliwości, aby zastąpić nią faktury albo refaktury, za pomocą których zakupione towary lub usługi są przenoszone na właściwego nabywcę. Notę należy sporządzić w dwóch egzemplarzach. Kwoty w walutach obcych powinny być przeliczone na walutę polską według kursu obowiązującego w chwili przeprowadzenia operacji gospodarczej.