Przejdź do treści

Automatyczne przypomnienie o konieczności opłacenia faktury po terminie płatności

• Wyświetleń: 26648 • 4 min czytania

Przejdź do sekcji

  1. Automatyczne przypomnienie o konieczności opłacenia faktury po terminie płatności
  2. Jak wyłączyć automatyczną wysyłkę powiadomień dla wybranego klienta? 
  3. Jak dostosować treść wiadomości z przypomnieniem w zależności od numeru przypomnienia?

Automatyczne przypomnienia o nieopłaconych fakturach to funkcja dostępna w systemie Fakturownia, która pozwala na efektywne zarządzanie należnościami. Dzięki tej opcji możesz ustawić automatyczne wysyłanie przypomnień do kontrahentów po upływie określonego terminu płatności. Możesz skonfigurować harmonogram wysyłki przypomnień, określając liczbę dni po terminie płatności, po których wiadomość zostanie wysłana. Dodatkowo, istnieje możliwość dostosowania treści wiadomości w zależności od numeru przypomnienia, co pozwala na bardziej spersonalizowaną komunikację z klientami.

Automatyczne przypomnienie o konieczności opłacenia faktury po terminie płatności

Jeśli masz problem z nieterminowymi płatnościami, w Fakturowni możesz skorzystać z funkcji wysyłki przypomnień dla przeterminowanych faktur. Powiadomienia o niezapłaconych dokumentach możesz wysyłać ręcznie lub ustawić automatyczną wysyłkę, która zadba o terminowe przypomnienia bez Twojej ingerencji.  Aby skonfigurować automatyczną wysyłkę przypomnień:

 
  1. przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Powiadomienia e-mail i SMS,   
  2. w sekcji Powiadomienia e-mail o nieopłaconej fakturze aktywuj automatyczne przypomnienia korzystając z pola Czy automatycznie wysyłać - domyślnie w tym polu aktywne jest ustawienie nie wysyłaj automatycznie,   
  3. wybierz jedną z opcji systemowych, która wskazuje po ilu dniach opóźnienia wysłać przypomnienie - jeśli chcesz samodzielnie ustawić, co ile dni system ma wysyłać przypomnienie skorzystaj z opcji więcej... i wpisz własne ustawienie np. 2, 4, 6, 8, 10,   
  4. zatwierdź zmiany przyciskiem Zapisz na dole strony. 
 
UWAGA! Jeśli chcesz, by przypomnienie wysłało się jeszcze przed upłynięciem terminu płatności w polu Czy automatycznie wysyłać skorzystaj z opcji więcej i dodaj dni w zapisie -3, -1, 1, 7..., gdzie cyfra z minusem oznacza ilość dni przed upłynięciem terminu. 

System NIE WYŚLE automatycznego powiadomienia dla faktur o statusie Opłacona i dla proform o statusie Odrzucona.  Powiadomienie wysyłane jest każdego wskazanego dnia o godzinie 13:00. System nie uwzględnia przy tym dni roboczych lub weekendów i świąt. Jeśli chcesz, by system wysyłał powiadomienia tylko w dni robocze skorzystaj z dedykowanej opcji wysyłaj automatyczne przypomnienie e-mailem tylko w dni robocze.

WAŻNE! W przypadku skorzystania z opcji więcej... w celu samodzielnego określenia, co ile dni system ma wysyłać przypomnienie obowiązuje limit maksymalnie 50 znaków. 

Jak wyłączyć automatyczną wysyłkę powiadomień dla wybranego klienta? 

Aktywacja automatycznej wysyłki powiadomień o konieczności opłacenia faktury po terminie płatności obowiązuje dla wszystkich dokumentów na koncie, które spełnią warunki działania funkcji i konfiguracji ustawień.  Jeśli nie chcesz, by system wysyłał automatyczne upomnienia do wszystkich klientów, możesz wyłączyć automatyczną wysyłkę w karcie wybranego kontrahenta.  Aby wyłączyć automatyczną wysyłkę powiadomień:

 
  1. przejdź do zakładki Klienci,   
  2. przejdź do karty klienta klikając jego nazwę na liście i skorzystaj z opcji Edytuj lub bezpośrednio z listy klientów kliknij ikonę koła zębatego przy wybranym kliencie i wybierz Edytuj,   
  3. w sekcji Zobacz więcej opcji (Ukryj opcje dodatkowe, jeśli już rozwinięte) zaznacz checkbox przy opcji Nie wysyłaj automatycznych przypomnień,   
  4. zatwierdź zmiany przyciskiem Zapisz na dole formularza. 

 

Jak dostosować treść wiadomości z przypomnieniem w zależności od numeru przypomnienia?

Korzystając z automatycznej lub ręcznej wysyłki powiadomień, możesz dostosować treść wiadomości w zależności od numeru przypomnienia, które system wysyła dla konkretnej faktury. Aby to osiągnąć, przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Powiadomienia e-mail i SMS. W sekcji Powiadomienia e-mail o nieopłaconej fakturze w polu Rodzaj szablonu e-maila wybierz opcję własny szablon e-maila. Dzięki temu pole z treścią wiadomości będzie edytowalne. W polu treści przypomnienia wpisz wiadomość zgodnie z poniższym schematem, dostosowując jej treść do konkretnego numeru powiadomienia.  

{{#eq reminder_no '0'}}Treść przy 1 przypomnieniu{{else}}{{#eq reminder_no '1'}}Treść przy 2 przypomnieniu{{else}}{{#eq reminder_no '2'}}Treść przy 3 przypomnieniu{{else}}Treść dla kolejnych przypomnień{{/eq}}{{/eq}}{{/eq}}

Dzięki temu rozwiązaniu treść wiadomości będzie się zmieniać w zależności od numeru przypomnienia, co pozwala lepiej dopasować komunikację z kontrahentami. Pamiętaj o dostosowaniu treści do własnych potrzeb.

Istnieje również możliwość wysłania automatycznych przypomnień o nieopłaconym dokumencie nieksięgowym np. proformie. W ustawieniach wysyłki powiadomień aktywuj opcję Wysyłaj także dla dokumentów nieksięgowych, o której więcej przeczytasz w artykule automatyczne przypomnienie o braku płatności dla dokumentów nieksięgowych. Wezwanie do zapłaty Zbiorcze wezwanie do zapłaty dla jednego Kontrahenta Jak wysłać notę odsetkową Nota księgowa (obciążeniowo-uznaniowa) jak wystawić w systemie

Powiązane wpisy

Poprzedni Wysłanie faktury e-mailem do klienta przez API Następny Ukryta kopia do

Czy ten wpis był pomocny?

Udostępnij

Główna odpowiedź Piotr Wajszczuk 2015-11-06 12:03

Witam, analizując ten pomysł to jest on dobry w przypadku niewielkiej liczby kontrahentów, ale co w przypadku kontrahentów powyżej 100 ? Użytkownik otrzymałby 100 oddzielnych powiadomień o tym czy wysłać powiadomienie.
Mniej czasochłonne byłoby wysyłanie powiadomień indywidualnie.
Mam inną propozycję do rozważenia przez naszych Użytkowników. zamiast wysyłać przypomnienia o wysyłaniu przypomnień, można byłoby dodać na karcie kontrahenta możliwość zaznaczenia, czy dany klient ma być brany pod uwagę podczas wysyłki automatycznej przypomnień.
Czekam na głosy od Użytkowników, w momencie dużej popularności tej funkcji, zostanie ona zgłoszona do programistów.

Komentarze (45)

Ewelina Rychlik
Ewelina Rychlik 2025-06-02 13:05 Odpowiedź
Dzień dobry, tak, automatyczne przypomnienia są wysyłane z pozycji ustawienia całego konta. Dziękuję za wskazanie sugestii dotyczącej rozwoju tej funkcjonalności, proszę o dodanie jej na naszym Forum Sugestii (zielony przycisk w prawym górnym rogu). To pozwoli również innym użytkownikom na oddanie swojego głosu, które jest dla nas wyznacznikiem w zapotrzebowaniu i kolejnością wdrażania nowych udogodnień. Dodatkowo pragnę poinformować o nowej funkcji Automatyczne powiadomienia SMS - https://pomoc.fakturownia.pl/186091780-Automatyczne-powiadomienia-SMS W tej funkcjonalności można wysłać przypomnienie wyłącznie do klientów, gdzie zostanie dodany ich numer telefonu. Pozdrawiam, Ewelina
Anonymous 2025-06-01 13:03
Jednak wydaje mi się, że nadal brakuje opcji ustawiania automatycznej wysyłki przypomnień o niezapłaconej fakturze z poziomu działu a nie całego konta. Z poziomu działu mogę edytować tylko treść wiadomości a nie to czy w tym dziale ma być wysyłanie i jak często. Taka możliwości byłaby bardzo pomocna i wydaje się dosyć łatwa do wdrożenia.
Milena Sztypka 2025-01-20 09:58 Odpowiedź
Dzień dobry, osobne ustawienia dotyczące wysyłki dla działu dostępne są od planu Pro. Należy przejść do zakładki Ustawienia > Dane firmy. Następnie kliknąć nazwę działu/firmy, by przejść do formularza edycji danych. Na dole formularza dostępna jest opcja 'Osobna konfiguracja wysyłania dokumentów e-mailem', gdzie po zaznaczeniu checkboxa przy tej opcji można skonfigurować wysyłkę w tym tę dla nieopłaconej faktury. Przesyłam instrukcję: https://pomoc.fakturownia.pl/398042-Osobna-konfiguracja-wysylania-e-maili-dla-dzialow. Pozdrawiam Milena
Anonymous 2025-01-17 18:27
Chciałbym ustawić wysyłkę automatycznych przypomnień na poziomie działu, a nie całej firmy. Czy jest taka możliwość?
Sandra Glajzner 2024-09-02 16:29 Odpowiedź
Dzień dobry, jest taka możliwość, natomiast należy zmienić ręcznie status dokumentu. Po kliknięciu "Kopiuj do VAT" pojawia się wypełniona formatka, na bazie proformy. W polu "Status" należy wybrać "Wystawiona" i dopiero zapisać dokument. Na skutek tego działania zarówno proforma, jak i faktura, będą miały status "Wystawiona". Pozdrawiam Sandra
Anonymous 2024-09-02 12:39
Bardzo dziękuję za pomoc. A czy można ustawić aby po kliknięciu "kopiuj do vat" faktura vat miała status "nieopłacona". W naszym przypadku tak będzie w rzeczywistości.
Sandra Glajzner 2024-08-30 15:52 Odpowiedź
Dzień dobry, jedynym ze sposobów jest kierowanie się statusem. Proforma, z której wystawiono fakturę VAT, domyślnie otrzymuje status opłacono jeżeli faktura również jest oznaczona jako opłacona. Klikając Przychody > Faktury Proforma, po lewej stronie można wyszukać odpowiednie parametry wyszukiwania, w tym przypadku należy wybrać parametr "Status". Istnieje również możliwość dodania kolumny "Wystawiono fakturę" na liście proform. Aby tego dokonać, proszę kliknąć Przychody > Faktury Proforma, a następnie w prawym górnym rogu kliknąć ikonę koła zębatego i wybrać "Dostosuj wyświetlanie kolumn" - z listy należy wybrać "Wystawiono fakturę" i zapisać. Ukaże się nowa kolumna, która będzie informowała, do której proformy została już wystawiona faktura. Pozdrawiam Sandra
Anonymous 2024-08-30 11:12
Dotyczy Pana odpowiedzi z dnia: 2024-07-05 09:23 Proformy Cykliczne to byłby dobry pomysł tylko nie widzę opcji wyselekcjonowania proform które jeszcze nie zostały skopiowane do vat. Czyli nie była jeszcze do nich wystawiona Faktura. Po takiej selekcji wiedzielibyśmy którzy klienci nie dostali jeszcze faktury w aktualnym miesiącu. Mamy około 400 faktur miesięcznie więc musimy w ten sposób to kontrolować. Czy jest jakiś sposób na taka weryfikację?
Kacper Seta 2024-07-11 11:28 Odpowiedź
Dzień dobry, w rubryce Czy automatycznie wysyłać jest możliwość wpisania liczb ujemnych. System zgodnie z Pana założeniem wyśle wtedy przypomnienie przed terminem płatności, w przypadku -3 wysyłka będzie miała miejsce 3 dni przed terminem płatności. Pozdrawiam, Kacper
Anonymous 2024-07-09 12:20
Czy jest w planach funkcjonalność wysyłki przypomnienia PRZED terminem płatności? np jeśli wpiszę ilość dni jako wartość ujemną (np. -3)?
Kacper Seta 2024-07-05 09:23 Odpowiedź
Dzień dobry, nie, nie ma takiej możliwości. Termin płatności liczony jest od daty wystawienia dokumentu, przypomnienia wysyłane są niezależnie, czy faktura była wysłana, czy też nie. Jeśli dokumenty wystawiane cykliczne nie są wysyłane od razu, a są przez Państwa poprawiane i dopiero wysyłane - sugeruję ustawić dokumenty cykliczne na podstawie proform, aby cykl wystawiał proformę. Po poprawieniu dokumentu, przez wybór Kopiuj do VAT można z proformy wystawić fakturę. Jeśli w Ustawieniach konta -> Wysyłanie e-mailem nie jest oznaczona opcja "Wysyłaj także dla dokumentów nieksięgowych", przypomnienia dla proform nie będą wysyłane. Pozdrawiam, Kacper
Anonymous 2024-07-04 14:31
Dzień dobry, a czy jest możliwość automatycznej wysyłki przypomnień do WYSŁANYCH przeterminowanych faktur? Faktury cykliczne dla wszystkich naszych klientów generują się na początku miesiąca i sukcesywnie je poprawiamy zgodnie z rzeczywistoscia i dopiero wysyłamy. Więc niektóre faktury przeterminowują się np 10 dnia miesiąca ale jeszcze nie zostały przesłane klientowi.
Natalia Kawecka !! 2023-05-15 11:37
Dzień dobry, pole do wprowadzenia własnego terminu, kiedy wysyłać przypomnienie o posiada ograniczenie do 50 znaków. Nie ma możliwości przekroczenia tego limitu. Przypomnienie wysłane po 112 dniach zwłoki w płatności będzie ostatnim wysłanym przez system przypomnieniem. Pozdrawiam, Natalia.
Anonymous 2023-05-15 09:54
Czy można ustawić żeby przypomnienie było wysyłane co 7 dni pole ma ograniczenia i po 112 dniach nie da się więcej terminów wpisać. Czyli po 112 dniach wysyłka przypomnień zatrzyma się. 0,7,14,21,28,35,42,49,56,63,70,77,84,91,98,105,112 Pozdrawiam Bartek
Piotr Wajszczuk 2022-04-12 09:10 Odpowiedź
Dzień dobry, nie ma możliwości zmiany godziny wysyłania automatycznych przypomnień o opłaceniu faktury. Pozdrawiam, Piotr
Anonymous 2022-04-11 18:13
Dzień dobry, czy jest możliwość zmiany godziny wysyłania przypomnień? Pozdrawiam
Kacper Seta 2022-03-11 13:11 Odpowiedź
Dzień dobry, taka możliwość jest przy ustawieniu automatycznych przypomnień o płatności. Jeśli po wyborze "więcej" wpiszemy 0 jako jedną z liczb określających kiedy przypomnienie ma być wysłane - przypomnienie zostanie wysłane w dniu, kiedy termin płatności upływa. Ręczna wysyłka przypomnień możliwa jest tylko dla faktur po terminie. Pozdrawiam Kacper
Anonymous 2022-03-10 10:54
Dzień dobry, Czy da się wysłać przypomnienie o fv w dniu ubiegu terminu płatności?
Piotr Wajszczuk 2020-12-07 15:28 Odpowiedź
Dzień dobry, przykro mi, ale w dalszym ciągu nie będę miał w tym zakresie nowych informacji. Pozdrawiam, Piotr
Anonymous 2020-12-05 17:16
Czy są nowości w sprawie funkcjonalności przypominania o zapłaceniu otrzymanej faktury ("Wydatki")?
Piotr Wajszczuk 2020-04-17 10:41 Odpowiedź
Dzień dobry, odpowiadam na pytania: 1) nowej informacji w tej sprawie nie mamy. W dalszym ciągu taka funkcja znajduje się poza najbliższymi naszymi planami. 2) W systemie jest możliwość stworzenia faktury sprzedażowej bezpośrednio z faktury kosztowej w sposób wskazany na instrukcji: https://pomoc.fakturownia.pl/3021757-Wystawianie-faktur-przychodowych-z-faktur-kosztowych-i-odwrotnie- System jest też wyposażony w obliczanie marży między fakturą kosztową a fakturą sprzedażową. Schemat liczenia marży podaje pod adresem: https://pomoc.fakturownia.pl/25119137-Marza-faktury-widoczna-na-liscie-faktur. Pozdrawiam, Piotr
Anonymous 2020-04-16 23:48
Dzień odobry, 1. Czy jest już jakaś informacja w sprawie funkcjonalności przypominania mi o zapłaceniu otrzymanej faktury? 2. Czy jest możliwość łączenia w jakiś sposób faktury zakupowej z sprzedażową? Przydatna funkcja gdy potrzebuję połączyć kupno z późniejszą dalszą odsprzedażą i podać taką informację księgowej. Przy większej liczbie takich transakcji łatwo się jest zamieszać. Pozdrawiam
Piotr Wajszczuk 2019-10-03 08:43 Odpowiedź
Witam, obecnie nie mamy takich planów. Niemniej jednak będziemy pamiętać o Pana sugestii, w momencie gdy deweloperzy będą aktualizować tę część systemu. Pozdrawiam, Piotr
Anonymous 2019-10-02 14:39
No właśnie. Nie planujecie Państwo dodać funkcjonalności przypominającej o należności opłacenia faktur z sekcji "Wydatki"?
Piotr Wajszczuk 2019-09-19 12:33 Odpowiedź
Witam, kontrola płatności i przypomnienia dotyczą w programie jedynie sekcji "Przychody". Pozdrawiam, Piotr
Anonymous 2019-09-19 12:15
Czy przypomnienia dotyczą tylko faktur z sekcji "Przychody" czy również tych z sekcji "Wydatki"? Konkretnie chciałbym wiedzieć czy jest możliwość aby system przypominał, że istnieje nieopłacona faktura wydatkowa. Dzięki i pozdrawiam A.
Piotr Wajszczuk 2019-04-08 11:08 Odpowiedź
Witam, w systemie jest możliwość dodania adresu e-mail w rubryce "Ukryta kopia do". W tym celu należy wejść w zakładkę Ustawienia> Ustawienia konta> Wysyłanie mailem. Pozdrawiam, Piotr
Anonymous 2019-04-07 11:00
A możliwość dodania adresata "Do Ukrytej Wiadomości"? Byłoby to pewne "obejście" problemu, dzięki czemu byłaby większa kontrola nad wysyłanymi powiadomieniami.
Piotr Wajszczuk 2019-04-05 11:12 Odpowiedź
Witam. niestety po naszej stronie nie ma takiej funkcjonalności. Proszę upewnić się po stronie serwisu Sugester.pl, czy CRM posiada taką możliwość. Pozdrawiam, Piotr
Anonymous 2019-04-04 17:22
Czy tego typu korespondencja może być automatycznie podpinana w historii dla klienta w Sugesterze? Czy można dodać adresata UDW?
Piotr Wajszczuk 2017-06-19 12:44 Odpowiedź
Dzień dobry, przy tej opcji system nie rozpoznaje statusów płatności. ale jeżeli dany Klient ma status płatności za pobraniem to można edytować tego Klienta , następnie w opcjach dodatkowych zaznaczyć okno "Nie wysyłaj automatycznych przypomnień". W tedy program będzie pomijał tego Klienta przy automatycznej wysyłce.
Anonymous 2017-06-19 12:38
A czy można przy tych przypomnieniach wykluczyć faktury ze sposobem płatności za pobraniem?
Piotr Wajszczuk 2016-10-13 12:53 Odpowiedź
Witam , tak wystarczy w rubryce "Czy automatycznie wysyłać" wpisać takie cyfr: 2, 4, 6, 8, 10.
Anonymous 2016-10-13 12:42
Czy istnieje możliwość wysyłania przypomnień dla faktur nieopłaconych np. co 2 dni?
Piotr Wajszczuk 2015-11-09 15:40 Odpowiedź
1) rubryka "Czy automatycznie wysyłać" w zakładce "Nieopłacona faktura" może przyjąć 255 znaków, więc można tam wpisać więcej terminów niż Pan podał. Wpisanie ciągu znaków jest wprowadzone po to żeby proces był bardziej automatyczny. Proszę o opis funkcji jaką ma Pan na myśli. 2) opcji wezwania do zapłaty nie mamy w systemie, niemniej jednak jest ona w naszych planach i będziemy taki formularz przygotowywać. Weźmiemy, wtedy pod uwagę Pana trafne propozycje.
Anonymous 2015-11-08 14:16
W funkcji przypominania o płatności brakuje mi dwóch ustawień. Sądzę, że innym również to mogłoby być bardzo przydatne. 1. możliwości wysyłki przypomnień co określoną ilość dni. Na przykład co 3 dni, aż do momentu odznaczenia, że dokonano płatności. Miewam klientów uporczywie przeciągających termin. Wpisałem sobie w regułę - ciąg cyfr od 3 do 54 (bo więcej system nie przyjmuje). Czyli wysyłanie co 3 dni, ale zdarza się, że potrzebuję dłuższego okresu przypomnień. Wpisanie ciągu oznaczającego w który dzień ma wysyłać przypomnienie jest wbrew automatyzacji. A przecież da się to obejść prostą funkcją. 2. Brak możliwości wysyłania ostatecznego wezwania do zapłaty. Chciałbym mieć możliwość ustawienia dla wybranych klientów, że jeśli nie zapłacą po np.: 5 lub 10 przypomnieniach to system wysyła im ostateczne wezwanie do zapłaty (oczywiście to wezwanie przydałoby się spersonalizować - czyli szablony).
Piotr Wajszczuk 2015-11-06 12:03 Główna odpowiedź
Witam, analizując ten pomysł to jest on dobry w przypadku niewielkiej liczby kontrahentów, ale co w przypadku kontrahentów powyżej 100 ? Użytkownik otrzymałby 100 oddzielnych powiadomień o tym czy wysłać powiadomienie. Mniej czasochłonne byłoby wysyłanie powiadomień indywidualnie. Mam inną propozycję do rozważenia przez naszych Użytkowników. zamiast wysyłać przypomnienia o wysyłaniu przypomnień, można byłoby dodać na karcie kontrahenta możliwość zaznaczenia, czy dany klient ma być brany pod uwagę podczas wysyłki automatycznej przypomnień. Czekam na głosy od Użytkowników, w momencie dużej popularności tej funkcji, zostanie ona zgłoszona do programistów.
Anonymous 2015-11-05 17:50
Uważam, że prośba poprzednika jest bardzo uzasadniona i byłaby pomocna
Anonymous 2015-04-15 11:23
Witam, ponieważ jest Pan pierwszą osobą zwracającą się z taką sugestią, proszę o utworzenie w tej sprawie sugestii w naszym serwisie Sugester.pl z dokładnym opisem lub przykładem takiego dokumentu i zagłosowanie na nią. Sugestię można utworzyć w prosty sposób, klikając na boczny przycisk "Pomoc" w serwisie Fakturownia.pl i wypełniając zgłoszenie. Na sugestię proszę zagłosować, ze swojej strony będziemy monitorować tę sugestię. Zwiększająca się ilość głosów na ten post pozwoli nam sprawdzić zapotrzebowanie naszych Użytkowników, co przyspieszy wdrażanie danej funkcjonalności.
zawoja@gmail.com 2015-04-15 08:11
Czy możecie zrobić funkcję, że zanim system wyśle maila z przypomnieniem - wysła mi maila - pytając czy ma wysłać czy nie. Uważam, że odchaczanie faktur na Opłacona to duży kłopot. Ustawiam sobie takiego maila np. 5 dni po terminie faktury. Przychodzi mi mail i decyduję czy upominam kilenta czy nie.