Masz problem z jednolitymi ustawieniami wysyłki e-maili, które nie pasują do różnych działów Twojej firmy? Fakturownia daje możliwość osobnej konfiguracji wysyłania wiadomości – idealne rozwiązanie dla firm wysyłających e-maile w różnych językach lub z różnych adresów. Zobacz, jak w prosty sposób usprawnić komunikację z klientami.
Osobna konfiguracja wysyłania e-maili dla działów
Osobna konfiguracja wysyłania dokumentów e-mailem dostępna jest dla użytkowników z aktywnym planem Pro lub Pro Plus. Korzystając z możliwości tworzenia wielu działów firmy np. z podziałem ze względu na język wystawianych dokumentów, możesz wystawiać z poszczególnych działów faktury w danej wersji językowej, a dodatkowo skonfigurować dedykowaną dla działu wysyłkę maili. Dzięki tej opcji możesz dostosować np. treść wysyłanej wiadomości lub określić inny adres e-mail, który będzie widoczny jako nadawca wiadomości. Więcej o możliwości wystawiania faktur w języku obcym przeczytasz w artykule jak wystawić fakturę w języku obcym i fakturę dwujęzyczną. Funkcja jest przydatna nie tylko w przypadku wielu działów w obrębie tego samego NIP-u. Warto ją aktywować również w sytuacji, gdy korzystać z opcji wielu firm z różnymi NIP-ami w obrębie jednego konta (jednej opłaty abonamentowej). Dzięki temu komunikację możesz dostosować do każdej firmy. Aby skonfigurować osobną wysyłkę e-maili dla działu:
- przejdź do zakładki Ustawienia > Dane firmy, a następnie na liście firm/działów kliknij nazwę działu lub ikonę koła zębatego przy wybranym dziale i skorzystaj z opcji Edytuj, by przejść do formularza edycji danych;
- zjedź na dół strony i zaznacz checkbox przy opcji Osobna konfiguracja wysyłania dokumentów e-mailem;
- skonfiguruj ustawienia wysyłki wybierając adres e-mail, z którego będą wysyłane e-maile oraz ustal treść wysyłanej z fakturą wiadomości (możesz skonfigurować treść wiadomości wysyłanej z fakturą, dla nieopłaconej faktury oraz dokumentów magazynowych);
- zatwierdź wprowadzone w formularzu zmiany przyciskiem Zapisz.
Po aktywacji osobnej konfiguracji wysyłki masz możliwość skonfigurowania niezależnych pól widocznych na poniższym zrzucie ekranu. Są to:
- Adres, z którego będą wysyłane e-maile,
- Kopia do,
- Tytuł e-maila,
- Szablon e-maila (domyślny lub własny),
- Załącz fakturę w PDF (decyzja, czy załączać ją w formacie PDF, czy nie).
Jak dostosować treść stopki dla osobnej konfiguracji wysyłki?
W przypadku stopki, która może pojawiać się w treści wysyłanych e-maili, czyli parametru {{footer}}, masz możliwość dostosowania tego parametru. Aby dostosować treść stopki:- przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Wysyłanie e-mailem;
- zjedź na dół strony do sekcji Stopka e-maili;
- w polu Stopka e-maili możesz określić treść stopki, która będzie zaczytywać się do treści wiadomości, jeśli w szablonie użyjesz parametru {{footer}} - jeśli nie określisz jej treści, system automatycznie zaczyta tam nazwę Twojej firmy oraz jej dane adresowe z danych firmy;
- zatwierdź zmiany przyciskiem Zapisz.
Limity wysyłania faktur e-mailem
W systemie obowiązuje kilka limitów, co do wysyłki faktur e-mailem, które uzależnione są od wersji systemu (okres testowy, plan płatny, wersja bezpłatna). Poszczególne limity wyglądają następująco:- w okresie testowym i dla nieopłaconego konta można wysłać do 100 faktur dziennie niezależnie od konfiguracji wysyłki,
- ten sam dokument można wysłać jednego dnia maksymalnie 10 razy i ten limit nie jest zależny od opłacenia konta,
- konta z opłaconym abonamentem nie mają ograniczeń co do ilości faktur wysłanych dziennie - w tym przypadku obowiązuje jedynie limit wysyłki 1 dokumentu maksymalnie 10 razy na dobę.