W Fakturowni możesz dodawać różne działy w ramach jednego konta dla tego samego NIP-u, a także prowadzić wiele firm z różnymi NIP-ami zgodnie z cennikiem. Każdy dział i każda firma mogą mieć własny format numerowania dokumentów. Dzięki temu system automatycznie weryfikuje, jaki format numeracji jest przyjęty dla wybranego działu lub firmy. Z tego artykułu dowiesz się, jak w ustawieniach działu/firmy aktywować osobną numerację dokumentów. O tym, na czym polega tworzenie działów i firm, możesz przeczytać we wpisie Nowy dział, nowa firma, nowe konto bankowe – czym się różnią i jak je dodać?
Dowiedz się, jak skorzystać z tej funkcji, korzystając z interaktywnego przewodnika.
Osobne ustawienia numeracji dokumentów
Aby wybrać oddzielną numerację faktur dla działu/firmy:
- przejdź do zakładki Ustawienia > Dane firmy i skorzystaj z przycisku Dodaj nowy dział, by otworzyć formularz tworzenia nowego działu na koncie;
- jeśli dział jest już utworzony na koncie, kliknij koło zębate przy tym dziale i wybierz Edytuj;
- przejdź na dół formularza danych firmy i zaznacz checkbox przy opcji Osobne ustawienia numeracji dokumentów;
- w dedykowanych polach ustal format numeracji dla dokumentów tego działu - możesz wybrać jeden z przykładowych formatów lub ustalić własny korzystając z dostępnych zmiennych;
- zatwierdź wprowadzone zmiany przyciskiem Zapisz.
To samo dzieje się w przypadku dwóch działów z jedną numeracją dokumentów. Numery te będą generowane zamiennie, jeśli format numeracji będzie dokładnie taki sam. Jeśli wybierasz oddzielną numerację dla różnych działów, ustaw ją tak, aby na Twoim koncie każdy dział miał unikalny format numeracji. Możesz to osiągnąć, dodając różne litery na początku formatu numerowania faktur – na przykład dla pierwszego działu ustaw format Anr-m/mm/yyyy, a dla drugiego Bnr-m/mm/yyyy. Dla systemu będą to dwa różne formaty numerowania dokumentów. Opcja Osobne ustawienia numeracji dokumentów jest również niezbędna, gdy w ramach jednego konta prowadzisz dokumentację kilku firm z różnymi NIP-ami. Aby uniknąć przypisywania numerów wymiennie, każda firma musi mieć unikalny format numeracji. Dzięki tej opcji system automatycznie dostosowuje format numeracji przy zmianie działu lub firmy podczas tworzenia faktury, co zostaje potwierdzone odpowiednim komunikatem.
Jeśli jednak zależy Ci na tym, aby różne działy/firmy charakteryzowała ta sama numeracja, załóż w tym celu osobne konto na te same dane logowania korzystając z opcji utworzenia nowej firmy.
Interaktywny przewodnik poprowadzi Cię krok po kroku na rzeczywistych ekranach Fakturowni, umożliwiając łatwe zrozumienie i wykonanie potrzebnych działań. Kliknij Start aby rozpocząć, a następnie klikaj w niebieskie pola, lub użyj strzałek w prawym dolnym rogu do nawigowania po instrukcji.