Jak dokonać zmiany formatu numerowania faktur?

Dla każdego typu dokumentu możesz wybrać przykładowy format. Jeżeli żaden z nich Ci nie odpowiada lub zaczynasz korzystać z Fakturowni w ciągu trwającego cyklu rozliczeń rocznych i chcesz zachować ciągłość numeracji, ustaw swój obecny sposób opisywania dokumentów, stosując następujące parametry zmiennych dat i numeracji: yyyy, yy, mm, dd, nr, nr-m, nr-d. Następnie zatwierdź zmiany, klikając Zapisz. 

• nr - kolejny nr liczony od początku roku, np. 1,2 itd;
• nr-m - kolejny nr liczony od początku miesiąca;
• nr-d - kolejny nr liczony w danym dniu;
• yyyy - rok czterocyfrowy np. 2023;
• yy - rok dwucyfrowy np. 11;
• mm - miesiąc;
• dd - dzień.

Po zmianie formatu numerowania system ustawia numerację dokumentów od początku, czyli od numeru 1.  Jeśli rozpoczynasz korzystanie z Fakturowni w trakcie roku rozliczeniowego lub przenosisz się z innego programu i chcesz kontynuować numerację oraz format numerowania, to podczas wystawienia pierwszej faktury możesz ręcznie zmienić numer na kolejny przypadający. Dla przykładu chcesz, aby numerowanie rozpoczęło się od numeru 15. Wpisujesz więc ręcznie w rubryce Numer na fakturze 15/10/2022. Wtedy system automatycznie będzie kontynuował numerację, a kolejna faktura będzie z numerem 16 (16/10/2022). Teraz każdy nowo wystawiony dokument będzie zawierał odpowiedni dla Ciebie format. Nie musisz już martwić się o zapisywanie numeracji na każdej fakturze - ta będzie generować się automatycznie według kolejności wystawianych przez Ciebie faktur. Jeżeli zechcesz zmienić coś per faktura - nie ma problemu. Możesz to zrobić z poziomu edycji faktury. Pamiętaj jednak, że system pomimo zmiany ręcznej, będzie kontynuował ustawioną wcześniej numerację.  Podobnie zadziałaj przy formacie numeracji innych dokumentów, m.in. faktur korygujących, faktur proforma czy np. różnych typów dokumentów magazynowych.   

Data wystawienia faktury a numeracja

Uwaga! Pamiętaj, że wystawiając faktury na przełomie miesiąca np. z nocy z 31 sierpnia na 1 września, faktura zyska numerację według bieżącej daty. Być może wystawiając fakturę w nocy, po północy czyli już 01.09 chcesz, by zaliczona była jeszcze do sierpnia, więc nadajesz jej numer np. 31/08/2022. Program wystawiając kolejne dokumenty we wrześniu, zasugeruje się ostatnim numerem z daty wystawienia 1.09.2022 i samoczynnie zacznie numerować kolejne dokumenty, nadając im wyższą numerację, czyli 32,33 i tak dalej… (32/09/2022, 33/09/2022...., 40/09/2022). Spowoduje to lukę w numeracji, dlatego warto pamiętać również o zmianie daty wystawienia dokumentu. Jeśli zmienisz datę wystawienia na dokumencie na np. 31.08, system automatycznie uzupełni prawidłowy numer faktury, zgodnie z wcześniej wystawionymi fakturami w sierpniu.   

Wspólna numeracja dokumentów o tym samym formacie

Jeżeli chcesz nadać stałą numerację dla wszystkich wystawianych w systemie faktur, czyli użyć zamiennie jednego formatu dla wszystkich typów dokumentów, zaznacz opcję Wspólna numeracja dokumentów o tym samym formacie. Zminimalizuje to ryzyko błędu i oszczędzi Ci czas, gdyż nie będziesz musiał edytować numeru na każdej fakturze. Pamiętaj tutaj o 3 wariantach:

Wariant nr 1 → Dział nr 1 ma inną numerację niż dział drugi. Wówczas poszczególne dokumenty będą zachowywać numerację per dział, np. 

Dział nr 1:                                                                  Dział nr 2:  faktura 1/2022                                                          faktura 1/8/ 2022 paragon 2/2022                                                        paragon 2/8/ 2022 korekta 3/2022                                                         korekta 3/8/ 2022 zaliczka 4/2022                                                        zaliczka 4/8/ 2022

Wariant nr 2 → Numeracja następuje per dokument niezależnie od działu, np.

Dział nr 1:                                                                   Dział nr 2: faktura 1/2022                                                           faktura 2/2022 paragon P1/2022                                                      paragon P2/2022 korekta  K1/2022                                                       korekta  K2/2022 zaliczka  Z1/2022                                                      zaliczka  Z2/2022

Wariant nr 3 → Numeracja według kolejności wystawiania dokumentów, np.

Dział nr 1:                                                                   Dział nr 2: faktura 1/2022                                                           faktura końcowa 4/2022 paragon 2/2022                                                         faktura 6/2022 korekta 3/2022                                                           faktura końcowa 7/2022 zaliczka 5/2022                                                          korekta 8/2022  

Absolutna numeracja dokumentów

Jeśli potrzebujesz, możesz zaznaczyć również opcję Absolutna numeracja dokumentów. Opcja ta daje możliwość zachowania bezwzględnej ciągłości numeracji, co oznacza, że z początkiem nowego roku numeracja nie będzie startowała od numeru 1, a będzie kontynuowana według dotychczasowej z poprzedniego roku.  Absolutna numeracja zadziała tylko, gdy nie zastosujesz w formacie numerowania parametrów numeracji dziennej i miesięcznej (nr-m i nr-d).  

Osobna numeracja dokumentów dla działów

Jeśli korzystasz z opcji działów firmy i chcesz stosować osobne formaty numeracji dla każdego działu, przejdź do zakładki Ustawienia > Dane firmy. Po przejściu do wybranego działu zaznacz opcję Osobne ustawienia numeracji dokumentów. Ta funkcja dostępna jest od planu Start. Gdy pokaże się lista używanych przez Ciebie dokumentów, ustaw formaty numerowania według Twoich potrzeb. Taką zmianę możesz powtórzyć dla każdego działu na koncie.  Pamiętaj, że po zapisaniu zmian system będzie traktował te ustawienia nadrzędnie względem ustawień konta. Wielu klientów myśli, że samo zaznaczenie tej opcji spowoduje osobne numerowanie. Aby dokumenty były numerowane osobno w różnych działach, należy po zaznaczeniu tej opcji, wprowadzić jakąś zmianę w formacie numerowania np. dodając na końcu/początku formatu skrót firmowy/własny danego działu lub wybrać całkiem inny format. Prostą zmianą jest również wprowadzenie innych separatorów np. zamiast "/" można użyć "." lub innego znaku. W formacie numerowania musi być różnica przynajmniej jednego znaku, by numeracja szła osobno dla każdego z działów. Jeśli formaty będą tożsame, system będzie mieszał numerację dokumentów między firmami/działami.  Załóżmy, że prowadzisz np. sklep z odzieżą i chcesz, aby faktury z każdej platformy miały osobną numerację. Stwórz 3 działy w menu Ustawienia > Dane firmy. Jeden dla sklepu stacjonarnego z własną dla niego numeracją, drugi dla sklepu online oraz dział sklepu na platformie np. Allegro. Dla każdego przypisz charakterystyczną dla niego numerację, zaznaczając w edycji działu opcje Osobne ustawienia numeracji dokumentów i wprowadź format numerowania faktur np. dla Allegro AF-nr/mm, sklepu online OF-nr/mm, sklepu stacjonarnego SF-nr/mm. Dzięki temu w przypadku reklamacji lub zwrotu masz przejrzystą możliwość przydzielenia odpowiedniego dokumentu do potrzebnego działu.

Numer nadany zgodnie z formatem numerowania

W aktywnościach związanych z dokumentem dodaliśmy oznaczenie systemowe Numer nadany zgodnie z formatem numerowania. W przypadku, gdy w formularzu zmienisz ręcznie numer dokumentu, w aktywnościach pojawi się dodatkowy zapis, który wskaże jaki numer nadano zgodnie z ustalonym formatem numeracji.