Formularz eksportu do Edi - dodatkowe pola

 

Nagłówek

Warunki płatności faktur – To pole powinno zawierać warunki płatności uzgodnione z kontrahentem, np.:

• Przelew 14 dni – jeśli kupujący ma 14 dni na uregulowanie płatności
• Gotówka przy odbiorze – jeśli zapłata następuje w momencie dostawy
• Raty 3 miesiące – jeśli faktura podlega rozliczeniu w ratach

Informacja ta jest kluczowa dla automatycznego przetwarzania faktur w systemie EDI, ponieważ określa harmonogram płatności i warunki księgowania transakcji.

Zamówienie

Numer zamówienia kupującego – Unikalny numer zamówienia nadany przez kupującego. Może to być numer PO (Purchase Order), który identyfikuje konkretne zamówienie w systemie kupującego. Jest on wymagany, aby dokument EDI mógł zostać poprawnie sparowany z zamówieniem w systemie odbiorcy. Data zamówienia – Data, kiedy zamówienie zostało złożone. Powinna być podana w formacie YYYY-MM-DD. Pomaga w śledzeniu procesów handlowych i rozliczeniach.

 

Dostawa

 

Numer lokalizacji zamówienia – Jest to kod identyfikacyjny miejsca dostawy, który może być:

• Międzynarodowym Numerem Lokalizacyjnym (ILN) w standardzie GS1, jeśli odbiorca używa takiej identyfikacji (np. magazyn, sklep, centrum logistyczne)

• Unikalnym numerem punktu dostawy w systemie kupującego lub sprzedawcy

• Wewnętrznym numerem przypisanym do konkretnej lokalizacji

Data zamówienia – Data, kiedy zamówienie zostało złożone w kontekście dostawy. Powinna być podana w formacie YYYY-MM-DD. Może się różnić od daty wystawienia faktury i jest kluczowa dla planowania transportu oraz zgodności dokumentacji. Numer zamówienia – Numer identyfikacyjny zamówienia, który może się odnosić do:

• Numeru zamówienia nadanego przez kupującego

• Numeru wewnętrznego systemu sprzedawcy, który odnosi się do konkretnej dostawy

• Numeru powiązanego z fakturą, jeśli dostawa i zamówienie są jednym dokumentem

W procesach EDI zamówienia mogą być podzielone na wiele dostaw, a każda dostawa może mieć osobny numer referencyjny. Poprawne wprowadzenie tego numeru zapewnia zgodność transakcji między stronami.

Strony - Kupujący

 

ILN (International Location Number) Międzynarodowy Numer Lokalizacyjny (GS1) kupującego. Jest to unikalny 13-cyfrowy numer identyfikujący firmę w systemie EDI. Jeśli Twój kontrahent go posiada, powinien Ci go przekazać. ILN jednoznacznie identyfikuje firmę w systemach elektronicznej wymiany danych i pozwala uniknąć błędów związanych z błędnym przypisaniem zamówienia.

Strony - Sprzedawca

 

ILN Międzynarodowy Numer Lokalizacyjny (GS1) sprzedawcy. Analogicznie do kupującego, ILN pozwala na identyfikację Twojej firmy w systemie kontrahenta. Jeśli go posiadasz, wprowadź go tutaj Kod kupującego Kod nadany przez sprzedawcę, który identyfikuje kupującego w jego wewnętrznym systemie. Może to być numer klienta lub inny unikalny identyfikator Numer rejestru utylizacji Jeśli Twoja firma podlega obowiązkowi rejestracji w systemie zarządzania odpadami (np. BDO w Polsce), wpisz swój numer rejestracyjny. Jeśli nie, zostaw puste pole  Informacje o sądzie i kapitale Dane rejestrowe firmy, np. numer KRS, wysokość kapitału zakładowego oraz sąd rejestrowy. Te informacje są często wymagane na fakturach

Strony - Siedziba sprzedawcy

 

Sekcja ta zawiera dane adresowe sprzedawcy, które są wymagane dla poprawnej identyfikacji firmy wystawiającej fakturę i przetwarzania danych w systemach EDI. ILN Międzynarodowy Numer Lokalizacyjny (GS1) sprzedawcy, unikalny identyfikator 13-cyfrowy. Jest wymagany w systemach EDI, aby jednoznacznie określić, kto wystawia fakturę Nazwa Pełna nazwa firmy sprzedawcy (zgodna z danymi rejestrowymi) Ulica i nr Adres siedziby firmy – nazwa ulicy oraz numer budynku/lokalu Miasto Miasto, w którym znajduje się siedziba sprzedawcy Kod pocztowy Kod pocztowy przypisany do siedziby sprzedawcy Kraj Kod kraju, np. PL dla Polski, DE dla Niemiec

Strony - Płatnik

 

Sekcja ta służy do określenia danych podmiotu, który realizuje płatność za fakturę. Może to być ten sam podmiot co kupujący, ale w niektórych przypadkach może być inny (np. centrala firmy płaci za zamówienia składane przez oddziały). ILN Międzynarodowy Numer Lokalizacyjny płatnika. Jest to unikalny 13-cyfrowy kod GS1 umożliwiający jednoznaczną identyfikację firmy w systemie EDI Identyfikator podatkowy Numer NIP (dla firm w Polsce) lub inny identyfikator podatkowy stosowany w kraju płatnika. Używany w celach księgowych i podatkowych Numer konta Numer rachunku bankowego, z którego zostanie dokonana płatność. Można podać numer IBAN, jeśli płatność jest międzynarodowa Nazwa Pełna nazwa płatnika (nazwa firmy lub instytucji dokonującej płatności). Musi być zgodna z danymi rejestrowymi Ulica i nr Adres siedziby płatnika – ulica i numer budynku Miasto Miasto, w którym znajduje się siedziba płatnika Kod pocztowy Kod pocztowy siedziby płatnika, zgodny z formatem obowiązującym w danym kraju Kraj Kraj siedziby płatnika, np. PL dla Polski, DE dla Niemiec

Linie

Sekcja ta odpowiada za szczegółowe dane dotyczące produktów/usług zawartych na fakturze. Jest kluczowa w systemach EDI, ponieważ pozwala na precyzyjną identyfikację i automatyczne przetwarzanie pozycji faktury EAN Europejski Kod Towarowy (GTIN), który jednoznacznie identyfikuje produkt. Jest to 13-cyfrowy kod kreskowy, wymagany w wielu systemach handlowych. Jeśli produkt nie ma EAN, można wpisać kod wewnętrzny Kod pozycji dostawcy Kod referencyjny nadany przez dostawcę dla danej pozycji towarowej. Może to być numer katalogowy, SKU lub kod wewnętrzny systemu ERP dostawcy Jednostka miary Jednostka miary używana w transakcji, np. szt, kg, l, m.  Jednostka miary pozycji w opakowaniu Jednostka miary dla opakowań zbiorczych, np. karton, paleta, opakowanie zbiorcze Wielkość opakowania jednostki faktury Liczba sztuk w opakowaniu zbiorczym. Przykłady: 10 (jeśli w opakowaniu zbiorczym jest 10 szt.), 1000 (jeśli paleta zawiera 1000 szt)

Po uzupełnieniu wszystkich pól kliknij w przycisk Pobierz EDI, by pobrać oczekiwany plik.