Masz kontrahenta z zagranicy i napotykasz trudności przy wystawianiu faktury? W tym artykule wyjaśniamy najczęstsze przyczyny problemów z dodaniem danych odbiorcy spoza Polski oraz podpowiadamy, jak je szybko rozwiązać. Dowiedz się, co zrobić, gdy system nie przyjmuje zagranicznego numeru NIP lub nie pozwala zapisać prawidłowo faktury w systemie.
WAŻNE! Jeśli na koncie masz włączoną integrację z KSeF i napotykasz problemy z wystawieniem faktury dla zagranicznego kontrahenta, kliknij TUTAJ i sprawdź, co należy zrobić, aby wystawienie dokumentu było możliwe.
Sprawdzanie poprawności NIP polskich firm
Domyślnie w ustawieniach konta aktywna jest opcja Sprawdzanie poprawności NIP polskich firm. Dzięki niej system już na etapie tworzenia faktury może zweryfikować, czy NIP wpisany w danych Nabywcy jest poprawny.
- pierwsze trzy cyfry to tzw. kod urzędu skarbowego, który nadał numer - każdy urząd ma przypisany własny zakres numerów,
- kolejne sześć cyfr to numer porządkowy - unikalny dla danego podmiotu w ramach danego urzędu,
- ostatnia, dziesiąta cyfra to cyfra kontrolna, obliczana na podstawie poprzednich dziewięciu cyfr.
Co zrobić, aby wystawienie faktury dla zagranicznego kontrahenta było możliwe?
Przy aktywnej opcji sprawdzania poprawności NIP polskich firm ważne jest, aby prawidłowo wskazać kraj Nabywcy. Jeśli pole Kraj pozostanie puste, system domyślnie uzna, że Nabywca pochodzi z Polski. W przypadku kontrahenta zagranicznego, którego numer identyfikacyjny nie spełnia wymogów polskiego NIP-u, pojawi się błąd weryfikacji. Aby prawidłowo wystawić dokument:- w polu Kraj wybierz właściwy kraj Nabywcy,
- wyłącz sprawdzanie poprawności NIP w ustawieniach konta.
📢 Aktualizacja związana z KSeF
Jeśli na koncie masz włączoną integrację z KSeF i wystawiasz fakturę dla zagranicznego kontrahenta, konieczne jest prawidłowe oznaczenie numeru identyfikacyjnego. Jeżeli uzupełnisz dane zagranicznego kontrahenta, ale wybierzesz opcję NIP, która oznacza numer identyfikacji podatkowej nadany w Polsce, system wyświetli błąd: „NIP – jest nieprawidłowe”. Komunikat ten nie oznacza, że sam numer jest błędny, lecz że przypisano do niego nieprawidłowe oznaczenie. KSeF wymaga następujących oznaczeń:- NIP – numer identyfikacji podatkowej nadany w Polsce,
- NIP UE – numer identyfikacyjny VAT UE (NIP z prefiksem kraju), stosowany w transakcjach wewnątrzwspólnotowych,
- Numer identyfikacji podatkowej (zagraniczny) (Nr id. podatkowej) – pozostałe numery identyfikacji podatkowej (najczęściej nadany przez kraj spoza UE),
- NIP - identyfikator wewnętrzny (NIP-wew. ID) - identyfikacja jednostek organizacyjnych korzystających z NIP podmiotu nadrzędnego (np. JST), gdzie trzeba wskazać NIP - numer wewnętrzny np. 0000000000-098765.
