Fakturownia daje Ci możliwość wysyłania e-maili z systemu w taki sposób, aby wyglądały jak wysłane przez Twoją własną skrzynkę e-mailową. Opcja jest dostępna w planach Pro i Pro Plus. W tym artykule wskażemy Ci, gdzie w ustawieniach konta dostępna jest opcja wyboru sposobu wysyłki oraz jak skonfigurować DNS i DKIM, by wiadomości z fakturami były prawidłowo dostarczane. Spis treści artykułu:
- jak wysłać faktury z własnego adresu e-mail
- wytyczne odnośnie konfiguracji DNS
- konfiguracja ustawień DKIM
- DKIM a opcja Osobna konfiguracja wysyłania dokumentów e-mailem w ramach działów
- przykładowe błędy przy konfiguracji DKIM
- limity wysyłania faktur e-mailem
- FAQ - pytania i odpowiedzi
Dowiedz się, jak skorzystać z tej funkcji, korzystając z interaktywnego przewodnika.
Jak wysłać faktury z Fakturowni z własnego adresu e-mail?
Aby skorzystać z opcji wysyłki z własnego adresu e-mail: .
- przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia Konta > Wysyłanie e-mailem;
- zaznacz pole wyboru Użyj własnej nazwy adresu e-mail;
- wpisz w pole Adres e-mail, z którego będą wysyłane e-maile do klientów Twój adres email, którego chcesz użyć (pole <from>); w przykładzie posłużymy się adresem: Jan Kowalski <jan.kowalski@domena.pl>
Ustawienie DNS
Jeśli korzystasz z opcji Użyj własnej nazwy adresu e-mail, sugerujemy abyś ustawił(a) także odpowiednią konfigurację DNS w swojej domenie (tej, z której wysyłane są e-maile). W tym celu skontaktuj się z osobą, która obsługuje Twoją domenę lub samodzielnie znajdź miejsce, w którym możesz konfigurować DNS Twojej domeny. Należy w DNS domeny dodać rekord TXT (będący pozwoleniem dla Fakturowni na wysyłanie maili) o wartości:
v=spf1 mx include:spfa.fakturownia.pl ~all
Bez tego ustawienia Twoje e-maile z fakturami mogą nie dotrzeć do adresatów lub zostać oznaczone jako spam.
Może się tak zdarzyć, że w DNS Twojej domeny widnieje już jakiś uprzednio dodany wpis TXT zaczynający się od v=spf. Wtedy, zamiast dodawania drugiego wpisu, możesz rozszerzyć istniejący wpis o pozwolenie dla Fakturowni na wysyłanie e-maili.
Aby to zrobić, w rekordzie TXT domeny tuż przed ~all, -all, +all lub ?all dodaj frazę include:spfa.fakturownia.pl. Poprawność wpisu możesz sprawdzić pod tym linkiem.
Ustawienie DKIM
Dodatkowo, w planach Pro i Pro Plus, po skonfigurowaniu SPF możesz ustawić DKIM. W tym celu przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Wysyłanie e-mailem.
Przy uzupełnionej rubryce Adres e-mail, z którego będą wysyłane e-maile do klientów, kliknij przycisk Ustawienia DKIM.
DKIM a opcja Osobna konfiguracja wysyłania dokumentów e-mailem w ramach działów
W momencie, gdy w ramach działów korzystasz z opcji Osobna konfiguracja wysyłania dokumentów e-mailem i adresy mailowe wprowadzone w ramach osobnej wysyłki, nie zawierają się w obrębie jednej domeny (tej, dla której aktywne jest już DKIM), system wskaże Ci taką informację w ramach komunikatu. Po kliknięciu przycisku Ustawienia DKIM, system wyświetli komunikat, gdzie w zielonej ramce widoczna będzie informacja, że DKIM dla głównej domeny jest już aktywny. Następnie, system w komunikacie na żółtym tle wskaże, jakie działy i adresy mailowe, z odrębnymi ustawieniami wysyłki, nie podlegają pod domenę z dodanymi DKIM. Dla tych działów zastosowana zostanie domyślna wysyłka e-maili.
Przykładowe błędy przy konfiguracji DKIM
W przypadku nieudanej weryfikacji rekordów DNS, system pokaże nad każdym rekordem komunikat o błędzie:
Limity wysyłania faktur e-mailem
W systemie obowiązuje kilka limitów, co do wysyłki faktur e-mailem, które uzależnione są wersji systemu (okres testowy, plan płatny, wersja bezpłatna). Poszczególne limity wyglądają następująco:- w okresie testowym i dla nieopłaconego konta można wysłać do 100 faktur dziennie niezależnie od konfiguracji wysyłki,
- ten sam dokument można wysłać jednego dnia maksymalnie 10 razy i ten limit nie jest zależny od opłacenia konta,
- konta z opłaconym abonamentem nie mają ograniczeń co do ilości faktur wysłanych dziennie - w tym przypadku obowiązuje jedynie limit wysyłki 1 dokumentu maksymalnie 10 razy na dobę.
FAQ - pytania i odpowiedzi
Sprawdź najczęściej zadawane pytania:- Czy użytkownik, który posiada adres e-mail w domenie @gmail.com lub @interia.pl mogą ustawić DKIM?
- Co w przypadku, gdy użytkownik ma wykupioną domenę i postawiony własny serwer np. w Google? Czy taką domenę w Google, Yahoo czy Interii można byłoby skonfigurować?
Interaktywny przewodnik poprowadzi Cię krok po kroku na rzeczywistych ekranach Fakturowni, umożliwiając łatwe zrozumienie i wykonanie potrzebnych działań. Kliknij Start aby rozpocząć, a następnie klikaj w niebieskie pola, lub użyj strzałek w prawym dolnym rogu do nawigowania po instrukcji.