Chcesz usprawnić zarządzanie dokumentami w Fakturowni? Dzięki funkcji oznaczania faktur jako zaksięgowane księgowość może z łatwością zidentyfikować dokumenty, które zostały już wprowadzone do systemu księgowego. To rozwiązanie pozwala utrzymać przejrzystość i porządek na liście dokumentów, zapewniając sprawną organizację pracy. Dowiedz się, jak aktywować i korzystać z tej funkcji! Spis treści artykułu:
- jak zarządzać widocznością kolumny zaksięgowane,
- jak przypisać fakturom znacznik zaksięgowane,
- jak wyfiltrować listę faktur po parametrze zaksięgowane,
- eksport i import faktur, a oznaczenie dotyczące zaksięgowania.
Instrukcja
Dowiedz się, jak skorzystać z tej funkcji, korzystając z interaktywnego przewodnika.
Jak zarządzać widocznością kolumny zaksięgowane?
W systemie dostępna jest opcja, dzięki której możesz oznaczyć faktury jako zaksięgowane, czyli rozliczone po stronie systemu księgowego. Dzięki temu z poziomu listy faktur w łatwy sposób można zweryfikować, które dokumenty zostały już wprowadzone do systemu księgowego.
UWAGA! Możliwość oznaczania faktur jako zaksięgowane dostępna jest wyłącznie dla użytkownika z systemową rolą Księgowy. Jak dodać księgowego do konta, przeczytasz w artykule Dostęp dla księgowego - link z zaproszeniem.
Dla adresu e-mail z przypisaną rolą Księgowy, kolumna Zaksięgowane jest domyślnie aktywna na liście faktur przychodowych i kosztowych.
Aby zarządzać kolumną Zaksięgowane:
- przejdź na listę faktur (kolumną musisz zarządzać osobno po stronie przychodów i wydatków),
- kliknij ikonę zębatki w prawym górnym rogu i wybierz opcję Dostosuj wyświetlanie kolumn,
- zaznacz checkbox przy opcji Zaksięgowane, jeśli wcześniej wyłączyłeś jej widoczność lub odznacz pole wyboru, jeśli kolumna nie ma się wyświetlać,
- zapisz wprowadzone zmiany.
Jak przypisać fakturom znacznik zaksięgowane?
Aby oznaczyć faktury jako zaksięgowane:
- zaloguj się do konta adresem e-mail z przypisaną rolą Księgowy,
- przejdź na listę faktur (opcja działa po stronie przychodów i wydatków),
- zaznacz checkbox przy fakturze lub fakturach, które chcesz oznaczyć jako zaksiegowane,
- z menu podręcznego ponad listą, wybierz Zmień > Zaksięgowane > Tak, jeśli chcesz oznaczyć faktury jako zaksięgowane,
- w dedykowanej kolumnie system zmieni oznaczenie zgodnie z wyborem, jeśli oznaczysz fakturę jako zaksięgowaną w kolumnie pojawi się znacznik ✔ Tak.
WAŻNE! Dokumenty oznaczone przez Księgowego jako zaksięgowane nie mogą być edytowane ani usuwane przez innych użytkowników konta, niezależnie od posiadanej roli. Uprawnienie do edycji oraz usuwania takich dokumentów przysługuje wyłącznie użytkownikom z rolą Księgowy.
Użytkownik, który ma dostęp do zakładki Wydatki, będzie miał zablokowane możliwości edycji i usuwania dokumentów zaksięgowanych - zarówno z poziomu listy faktur (po kliknięciu ikony koła zębatego), jak i z widoku szczegółowego faktury kosztowej. Po najechaniu na opcje Edytuj lub Usuń system wyświetli komunikat: Nie można edytować ani usuwać dokumentu, gdyż został on zaksięgowany.
Możesz również zaimportować faktury z oznaczeniem dotyczącym zaksięgowania. Wystarczy, że w pliku, który chcesz zaimportować dodasz kolumnę zaimportowane i oznaczysz faktury, które chcesz oznaczyć tym statusem wpisując w kolumnie Tak. Następnie dla tej kolumny w 2 kroku importu, należy przypisać zmienną document_posted : Zaksięgowane. W systemie utworzą się faktury, które dodatkowo dla księgowego będą widoczne z oznaczeniem dotyczącym zaksięgowania.
Więcej o imporcie faktur przeczytasz w artykułach jak zaimportować faktury sprzedażowe oraz jak zaimportować faktury po stronie wydatków.
Jak wyfiltrować listę faktur oznaczonych jako zaksięgowane lub nie?
Oznaczenie dotyczące zaksięgowania daje również możliwość filtrowania po tym statusie. Aby wyfiltrować faktury:- przejdź na listę faktur,
- w panelu filtrującym, który dostępny jest po lewej stronie listy, kliknij frazę więcej ↓, by rozwinąć dodatkowe opcje,
- znajdź pole Zaksięgowane i wybierz jedną z dostępnych opcji Tak lub Nie (domyślnie system wyświetla wszystkie faktury bez znaczenia jaki znacznik mają przypisany),
- skorzystaj z innych opcji filtrowania, jeśli chcesz zawęzić wyszukiwanie, a następnie zatwierdź ustawione filtry przyciskiem Szukaj,
- na liście pojawią się faktury wyłącznie zgodnie z ustawionymi filtrami w tym oznaczone jako zaksięgowane lub niezaksięgowane.
Eksport i import faktur, a oznaczenie dotyczące zaksięgowania
Eksportując dokumenty za pomocą eksportu do XLS (z pozycjami), CSV lub XLS, informacja o zaksięgowaniu pojawi się w pliku.
Sprawdź działanie systemu korzystając z interaktywnej instrukcji
Interaktywny przewodnik poprowadzi Cię krok po kroku na rzeczywistych ekranach Fakturowni, umożliwiając łatwe zrozumienie i wykonanie potrzebnych działań. Kliknij Start aby rozpocząć, a następnie klikaj w niebieskie pola, lub użyj strzałek w prawym dolnym rogu do nawigowania po instrukcji.