Kiedy panel biura jest widoczny?

Panel biura jest dostępny bezpłatnie dla:  

• użytkowników, których co najmniej dwóch klientów dodało w systemie w roli księgowego,
• kont z włączonym modułem biura rachunkowego, czyli z wykupionymi paczkami kont dla klientów.

Po spełnieniu jednego z powyższych warunków panel pojawi się automatycznie w menu użytkownika. Co w sytuacji, gdy klienci prawidłowo dodali adres e-mail księgowego, a mimo to panel nie jest widoczny? W przypadku księgowych dodanych przez klientów musi istnieć w systemie konto założone na adres e-mail, którym się posługują. Jeżeli księgowy został dodany przez klientów, ale panel nie wyświetla się, należy:  

• na stronie głównej kliknąć swój adres e-mail (prawy górny róg obok zakładki Ustawienia),
• przejść do zakładki Profil,
• kliknąć przycisk Załóż konto,
• po założeniu konta odświeżyć stronę.

Po wykonaniu tych kroków panel biura pojawi się automatycznie w menu. Jak klient, który ma już konto w systemie chcę się podpiąć pod konto w ramach modułu, należy dodać powiązanie między kontami w ustawieniach konta zgodnie z instrukcją jak podpiąć istniejące już konto w Fakturowni pod biuro księgowe.

Lista firm w panelu biura - Obsługiwane firmy

Na liście firm wyświetlane są wszystkie obsługiwane firmy, niezależnie od sposobu ich dodania:  

• konto z paczki kont – konto utworzone przez biuro rachunkowe w ramach wykupionej paczki kont,
• konto prywatne – konto klienta do którego biuro zostało przypisane w roli księgowego lub bezpłatne konto założone przez biuro dla klienta.

Lista firm zawsze przedstawia pełny zakres klientów obsługiwanych przez biuro rachunkowe. Na górze listy znajdziesz podsumowanie liczby kont w wybranym planie obsługiwanych przez Twoje konto. Widoczna tam suma dotyczy wyłącznie kont z paczek. Konta prywatne nie są uwzględniane w liczniku.

Wybór miesiąca i zakres danych

Dane widoczne w panelu biura odnoszą się do konkretnie wybranego miesiąca, który można ustawić w lewym górnym rogu panelu. Zmiana miesiąca powoduje:  

• aktualizację przychodów i wydatków,
• zmianę zawartości pola Uwagi (uwagi są zapisywane oddzielnie dla każdego miesiąca),
• zmianę statusu klienta, który również jest przypisywany per miesiąc.

 

Przychody i wydatki – dokumenty księgowe

W kolumnach Przychody i Wydatki wyświetlana jest liczba dokumentów księgowych danej firmy w wybranym miesiącu. Liczba dokumentów jest klikalna – po kliknięciu zostaniesz przeniesiony do odpowiedniej zakładki z dokumentami:  

• tylko dla wybranej firmy,
• tylko dla wskazanego miesiąca.

Tworzenie kont dla klientów

Z poziomu panelu biura można utworzyć konto dla klienta. Dostępne są dwie opcje:

Konto z paczki kont (konto płatne)

 

• konto tworzone w ramach wykupione paczki kont,
• właścicielem konta jest biuro rachunkowe.

Aby utworzyć konto:  

1. kliknij przycisk Nowa firma, 
   

   
    
2. wybierz opcję utworzenia konta z paczki, 
   

   
    
3. jeśli nie posiadasz paczki kont - kliknij Kup paczkę kont i wypełnij formularz, 
   

   
   

   
      
4. po wysłaniu formularza wsparcie klienta skontaktuje się mailowo i przeprowadzi przez proces,
5. po aktywacji paczki:  → uzupełnij adres, pod którym będzie dostępny program,  → podaj adres e-mail klienta,  → wybierz rolę użytkownika, 
   

   
6. kliknij Utwórz konto.

Konto Micro (bezpłatne)

 

• konto bezpłatne z możliwością wystawienia maksymalnie 3 faktur,
• właścicielem konta jest klient,
• klient może w dowolnym momencie samodzielnie zmienić plan na wyższy i go opłacić. 

Aby utworzyć konto:  

1. kliknij przycisk Nowa firma,
2. wybierz opcję Stwórz konto dla klienta, 
   

   
    
3. uzupełnij adres, pod którym będzie dostępny program, 
4. podaj adres e-mail klienta, 
5. kliknij Utwórz konto.

Aktywacja i dane firmy 

Po utworzeniu konta klient otrzyma wiadomość e-mail z linkiem aktywacyjnym. Nowo utworzone konto może początkowo pojawić się na liście firm bez danych (nazwa firmy, NIP). Dane te zostaną uzupełnione:  

• po edycji danych w ustawieniach konta lub
• po wystawieniu pierwszego dokumentu.

Status klienta 

Dla każdej firmy można ustawić status, który informuje o etapie prac księgowych. Status jest przypisywany oddzielnie dla każdego miesiąca.

Konfiguracja widoku tabeli (koło zębate)

Ikona koła zębatego umożliwia wybór, które kolumny mają być widoczne na liście firm. Ustawienia są zapisywane dla użytkownika. Aby przejść do konfiguracji widoku tabeli:  

1. kliknij ikonę koła zębatego, 
   

   
    
2. w polu Liczba firm na stronie wybierz ile firm chcesz wyświetlać w obrębie jednej strony oraz zaznacz checkbox przy tych kolumnach, które chcesz wyświetlić na liście, 
   

   
    
3. zatwierdź zmiany przyciskiem Zapisz.

Zmień datę blokady 

Funkcja Zmień datę blokady umożliwia ręczne określenie momentu, od którego dokumenty są zablokowane przed edycją, usuwaniem i dodawaniem.   Aby zmienić datę blokady, kliknij trzy pionowe kropki przy wybranej firmie i z listy wybierz opcję Zmień datę blokady. W dedykowanym polu widocznym na komunikacie wybierz datę blokady i zatwierdź zmiany przyciskiem Zapisz. Ustalona data pojawi się w kolumnie Blokada przy wybranej firmie. 

Odłącz konto/firmę

Opcja Odłącz konto / firmę dotyczy kont utworzonych w ramach paczki kont biura rachunkowego. Po odłączeniu:  

• konto klienta zostaje zachowane i pozostaje dostępne dla klienta,
• konto zostaje odłączone od paczki kont biura,
• klient traci dostęp do planu opłacanego przez biuro,
• biuro traci dostęp do konta klienta.

Aby odłączyć firmę na liście przy wybranej firmie kliknij trzy pionowe kropki i z dostępnych opcji wybierz opcję Odłącz konto/firmę, a następnie zatwierdź komunikat systemowy.

Usuń rolę księgowego

Opcja Usuń rolę księgowego dotyczy prywatnych kont klientów.  Po jej użyciu:  

• rola księgowego zostaje usunięta,
• biuro traci dostęp do konta,
• konto klienta pozostaje bez zmian.

Aby usunąć rolę księgowego zaznacz checkbox przy wybranej firmie/koncie i z opcji dostępnych na górze strony wybierz Usuń rolę księgowego, a następnie zatwierdź komunikat systemowy. 

Akcje zbiorcze

Jeśli chcesz zmienić datę blokady, odłączyć kilka firm od konta lub usunąć rolę księgowe masowo, zaznacz checkboxy przy wybranych firmach i skorzystaj z opcji dostępnych na górze strony.