Fakturownia umożliwia ograniczenie możliwości modyfikacji dokumentów wystawionych przed określoną datą. Jest to przydatna funkcja, szczególnie w kontekście zamknięcia miesiąca przez księgowość oraz zapewnienia integralności danych księgowych. Właściwe korzystanie z tej funkcji pomaga utrzymać porządek w dokumentacji i ułatwia współpracę z księgowością. Funkcja jest dostępna wyłącznie dla Użytkowników z rolą Właściciel Konta lub Administrator. Użytkownicy o niższych uprawnieniach (np. Użytkownik) nie mają możliwości jej ustawienia ani zmiany. Po ustawieniu daty blokady:
- Nie będzie możliwe dodawanie, usuwanie ani edytowanie faktur i dokumentów wystawionych przed wybraną datą;
- Dotyczy to zarówno dokumentów sprzedażowych, jak i kosztowych, o ile nie wykluczono wydatków;
- Funkcja stanowi zabezpieczenie integralności danych księgowych i zapobiega przypadkowym zmianom w dokumentach zamkniętych okresów;
Jak ustawić datę blokady dokumentów?
Aby skonfigurować blokadę edycji dokumentów sprzed określonej daty:
- przejdź do Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Faktury i dokumenty
- w polu Blokada faktur wystawionych przed datą wybierz żądaną datę blokady np. ostatni dzień poprzedniego miesiąca
- zatwierdź zmiany klikając Zapisz na dole strony
Wyklucz wydatki
Domyślnie blokada dotyczy zarówno dokumentów przychodowych, jak i kosztowych. Jeśli chcesz, aby blokada nie obejmowała wydatków:- zaznacz checkbox Wyklucz wydatki znajdujący się obok pola ustawiania daty blokady
- kliknij Zapisz, aby zatwierdzić zmiany.
Zamykanie miesiąca przez księgowego
Jeśli nadasz swojemu księgowemu rolę Administratora, będzie on mógł samodzielnie ustawiać datę blokady, czyli zamykać miesiąc bez potrzeby ingerencji właściciela konta. Dzięki temu:
- Księgowy może mieć pełną kontrolę nad zakończeniem okresu rozliczeniowego;
- Pracownicy z rolą Użytkownik nie będą mogli edytować dokumentów po dacie blokady;
- Właściciel konta nadal ma możliwość zmiany daty blokady, a co za tym idzie – edycji starszych dokumentów;
Blokada w module Biuro Księgowe
Opcja ta działa również w module dla biur księgowych. Jeśli zarządzasz swoimi klientami w ten sposób - aby ustawić blokadę:
- przejdź do pola Moduł "Biuro Księgowe" > Obsługiwane firmy
- zaznacz pole wyboru przy wybranej nazwie konta lub firmy
- naciśnij przycisk Zmień datę blokady, który pojawi się po chwili
- dokonaj wyboru dogodnej dla siebie daty
- naciśnij przycisk Zapisz
Jak zablokować ręczną zmianę numeru faktury? Jak zablokować ręczną zmianę daty wystawienia? Jak zablokować możliwość usuwania faktur?