KW – Kasa Wydała to dowód wypłaty gotówki z kasy firmy. Potwierdza on rozchód środków pieniężnych „do ręki”, np.:
-
zapłata gotówką za fakturę kosztową,
-
zwrot zaliczki pracownikowi/kontrahentowi,
-
wypłata drobnych kosztów operacyjnych (materiały biurowe, kurier itp.).
Spis treści artykułu:
- jak włączyć obsługę dokumentów KW w systemie
- jak wystawić KW z faktury kosztowej
- jak wystawić KW jako samodzielny dokument (bez powiązania z fakturą)
- FAQ - pytania i odpowiedzi
W systemie Fakturownia możesz swobodnie zarządzać zakupem i sprzedażą produktów za gotówkę.
Służą do tego odpowiednio skonstruowane dokumenty:
-
dokument Kasa Przyjęła ( KP ) - jeśli przyjmujesz gotówkę (np. zapłatę od klienta)
-
dokument Kasa Wydała ( KW ) - jeśli wypłacasz gotówkę (np. zapłata gotówką za fakturę kosztową)
-
pomocny w ewidencji gotówki Raport kasowy
Jak włączyć obsługę dokumentów KW w systemie?
-
Wejdź w Ustawienia > Ustawienia konta
-
Przejdź do sekcji Wydatki
-
Zaznacz KW – dowód wypłaty
-
Zapisz zmiany
Jak wystawić KW z faktury kosztowej?
Jeśli chcesz potwierdzić zapłatę gotówką za konkretną fakturę kosztową:
-
Otwórz fakturę kosztową: Wydatki > Faktury → kliknij numer faktury
-
W prawym górnym rogu wybierz Wystaw > Wystaw KW
-
System zaciągnie dane z faktury (kontrahent, kwota, numer opłacanego dokumentu)
-
Uzupełnij ewentualne pola (np. Data wypłaty, Kasa przy wielu kasach/działach)
-
Kliknij Zapisz
-
Dokument KW otrzyma status Opłacony.
-
Faktura kosztowa zostanie rozliczona (w całości lub częściowo – zgodnie z kwotą na KW).
-
Pojawi się powiązanie między fakturą a dowodem KW w aktywnościach dokumentu.
Jak wystawić KW jako samodzielny dokument (bez powiązania z fakturą)?
Gdy chcesz udokumentować inną wypłatę gotówki (zaliczka, drobny wydatek, rozliczenie delegacji):
-
Wejdź w Wydatki > Dodaj wydatek
-
W polu Typ wybierz KW – dowód wypłaty
-
Uzupełnij formularz:
-
Kontrahent/Odbiorca wypłaty,
-
Kwota, Data, Opis (np. „zaliczka na zakup materiałów”),
-
Kasa/Dział (jeśli prowadzisz wiele kas/działów).
-
-
Kliknij Zapisz.
Taki KW nie rozliczy automatycznie konkretnej faktury, bo nie jest z nią powiązany. To niezależny dowód wypłaty do ewidencji kasowej.
FAQ - pytania i odpowiedzi
1. Czy można nadać własną numerację dla dokumentów KW?
Tak, można ustawić numerację ogólną na koncie w zakładce Ustawienia > Ustawienia konta > Numerowanie lub dla każdego działu osobno w Ustawienia > Dane Firmy > Osobne ustawienia numeracji dokumentów
2. Czy KW można częściowo rozliczyć fakturę?
Tak. Wystawiając KW z faktury możesz podać kwotę mniejszą niż pełna należność – faktura zmieni status na częściowo opłacona.
3. Czy KW zawsze zmienia status faktury na „Opłacona”?
Tylko wtedy, gdy KW jest powiązany z fakturą i kwota pokrywa całość należności. Przy kwocie niższej – status to częściowo opłacona.
4. Czy można wydrukować/wyeksportować listę KW?
Tak. Na liście wydatków odfiltruj Typ dokumentu KW, a następnie skorzystaj z Eksport/Wydruki lub funkcji Drukuj.
Jeśli potrzebują Państwo dokumentu pokwitowania zapłaty z pełną wartością (brutto) faktury, należy wprowadzić fakturę kosztową/przychodową do systemu (ze sposobem płatności „gotówka”), a następnie wystawić KW/KP do tej faktury jako potwierdzenie operacji kasowej. W ten sposób faktura pokazuje poszczególne pola tj. VAT, a KW/KP zawiera kwotę brutto wypłaconą/przyjętą na jej pokrycie. W sytuacji wystawienia KW/KP niepowiązanego z dokumentem, wartość wykazana na dokumencie to zawsze wartość netto.