Kiedy wystawić fakturę korygującą?

Faktura korygująca to dokument, który służy do korekty błędów lub nieścisłości zawartych we wcześniej wystawionej fakturze. Może zostać wystawiona w przypadku, gdy w pierwotnej fakturze zostały niepoprawnie podane np. cena towaru lub usługi czy ilość dostarczonych produktów. Faktura korygująca zawiera takie same dane jak zwykła faktura, ale ma dodatkową informację o tym, że jest to faktura korygująca oraz wskazuje, która faktura została skorygowana. Jest to ważne, ponieważ faktura korygująca musi być zgodna z pierwotną fakturą i musi zawierać wszystkie dane z tejże faktury. Fakturę korygującą może wystawić tylko Sprzedawca. Korekta faktury może dotyczyć zwrotu całości bądź części otrzymanej zapłaty lub zwrotu całości bądź części dostawy.  Żeby móc wystawiać faktury korygujące, należy zweryfikować czy ten typ dokumentu jest aktywny na Twoim koncie. Korekta jest dokumentem domyślnie aktywnym dla nowego konta. W tym celu przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Twoje konto. W sekcji Jakie dokumenty wystawiać zaznacz checkbox przy opcji Korekty i zatwierdź zmiany przyciskiem Zapisz. 

 

Korekta częściowa a korekta całkowita

Korekta częściowa to określenie faktury korygującej dotyczącej części transakcji opisanej na fakturze pierwotnej (np. ilości towarów/usług). Korekta częściowa dotyczy też faktur zaliczkowych. Korekta całkowita polega na skorygowaniu faktury pierwotnej "do zera", gdyż np. doszło do zwrotu towaru lub usługa nie została zrealizowana. Jeżeli pierwotna faktura została wystawiona na 1000 zł, to kwota na korekcie powinna wynosić -1000 zł, tak aby doszło właśnie do wyzerowania transakcji. Korekta całkowita dotyczy też faktury końcowej do zaliczek.

 

Jak wystawić fakturę korygującą w systemie?

Fakturę korygującą w Fakturowni możesz wystawić na dwa sposoby. Sposób 1. W tym przypadku fakturę korygującą możesz wystawić z poziomu dokumentu, który jest dostępny w systemie. Wybierz spośród wystawionych faktur tę, do której chcesz wystawić korektę. W tym celu przejdź do zakładki Przychody > Faktury. Następnie kliknij numer faktury, którą chcesz skorygować za pomocą faktury korekty. Program przekieruje Cię do panelu dokumentu. Z menu podręcznego ponad dokumentem wybierz Więcej opcji > Wystaw korektę.

Następnie uzupełnij poszczególne pola w formularzu. System automatycznie nada numer korekty. W polu Dokument korygowany automatycznie zaczyta się numer faktury, z poziomu której tworzysz korektę, a w polu Data wystawienia korygowanej faktury automatycznie pojawi się data wystawienia dokumentu pierwotnego. Wpisz także przyczynę korekty w dedykowanym polu, np. błąd w pozycji na fakturze lub błąd w ilości sprzedanych produktów. Uzupełnij dane nabywcy. Jeżeli w polu Dokument korygowany wybrałeś fakturę z systemu, to wówczas pola te wypełnią się z automatu na podstawie wskazanej faktury pierwotnej.  Przejdź do sekcji Pozycje na fakturze. Jeżeli w polu Dokument korygowany wybrałeś fakturę z systemu, to pola w pozycjach na fakturze uzupełnią się również automatycznie. W wierszu Przed korektą znajdziesz pierwotne informacje z faktury sprzedaży. W polach Po korekcie wpisz prawidłowe wartości w zależności od tego, co korygujesz, np. ilość czy cenę. Szare pola w wierszu Korekt wykażą automatycznie wartość zmian. Przykład co do zmiany kwoty: Kwota przed korektą wynosiła 100 PLN, po korekcie ma wynosić 80 PLN. Mamy więc różnicę 20 PLN. Korekta wyniesie - 20 PLN. Przykład korygowania ilości: Przy produkcie X przed korektą widniała ilość 5 sztuk. Na fakturze korygującej wpisaliśmy 3 sztuki, zatem korekta wynosi -2 sztuki. Szare pola wskazują różnicę w poszczególnych rubrykach między fakturą przed korektą, a fakturą po korekcie. Jeżeli wpisujesz wartości od zera, nie bazując na wcześniej wystawionym w Fakturowni dokumencie, możesz dodawać kolejne pola za pomocą zielonego przycisku +Nowa pozycja. Po uzupełnieniu danych, zapisz dokument i faktura korygująca gotowa! Prześlij ją do Kontrahenta i Księgowej. Pamiętaj, że jeżeli korekta dotyczyła kwoty, to należy ją realnie skorygować, poprzez przelew wyrównujący. W zależności od zmiany, która wynika z korekty, różnicę musisz wyrównać Ty lub Twój kontrahent. Sposób 2. Aby utworzyć fakturę korygującą możesz wybrać także przycisk Faktura Korygująca bezpośrednio z głównego panelu systemu lub przejść do zakładki Przychody > Faktury korygujące > Dodaj.  Jeśli faktura pierwotna znajduje się w systemie, możesz ją zaczytać w polu Dokument korygowany. Wystarczy, że zaczniesz wpisywać numer dokumentu lub nazwę kontrahenta – odpowiedni dokument pojawi się na liście podpowiedzi. Po jego wybraniu pole Data wystawienia korygowanej faktury zostanie uzupełnione automatycznie. W przypadku wystawiania korekty do dokumentu, którego nie ma w systemie, pamiętaj o ręcznym uzupełnieniu pól Dokument korygowany oraz Data wystawienia korygowanej faktury. To informacje wymagane, aby faktura korygująca zawierała dane zgodne z przepisami ustawy o VAT. Jeśli pozostawisz te pola puste, system podczas zapisu wyświetli komunikat informujący o niepełnych danych. Możliwe jest jednak zatwierdzenie dokumentu bez tych informacji.  Gotowa faktura korekta wygląda następująco:

Dodatkowo pod dokumentem znajdziesz informację wraz z linkiem do faktury pierwotnej, której korekta dotyczy. W wierszu Dokument korygowany znajdziesz powiązanie z fakturą, jeśli korektę utworzono do dokumentu, który jest dodany na koncie.  UWAGA! Termin płatności na fakturze korygującej, wystawianej do dokumentu bazowego, pobierany jest automatycznie z faktury pierwotnej lub - jeśli wcześniejsza korekta zmieniała termin płatności - z ostatniej faktury korygującej powiązanej z tym dokumentem.

Faktura korekta a faktura zaliczka i faktura końcowa

1. Jeżeli w systemie jest wystawiona faktura końcowa do zaliczek, to nie można do takich zaliczek wystawić korekty. 2. Fakturę korygującą można utworzyć do faktury końcowej np. zerując transakcje i wystawiając ponownie dokumenty z prawidłowymi wartościami. 3. Jeśli do zaliczki nie było wystawionej faktury końcowej i do zaliczki wystawimy korektę, to przy utworzeniu faktury końcowej na dokumencie będzie również ujęta faktura korekta utworzona do faktury zaliczkowej. Informacja o korekcie wystawionej do zaliczki pojawi się już na etapie formularza faktury końcowej. 

Po zapisaniu faktury końcowej w tabeli z powiązanymi fakturami zaliczkowymi będzie widoczna również faktura korygująca wystawiona do faktury zaliczkowej.  

FAQ - pytania i odpowiedzi

Sprawdź najczęściej zadawane pytania na temat faktur korekt:

• Co zrobić, jeżeli faktura została wystawiona na niewłaściwy produkt? Jak za pomocą korekty to skorygować i dodać nową pozycję? 

Tworząc korektę należy przy niewłaściwym produkcie w sekcji po korekcie w polu ilość wpisać 0. Następnie dodać nową pozycję z poprawnym produktem, który powinien znaleźć się na dokumencie i w sekcji przed korektą w polu ilość wpisać 0 (o ile na fakturze korygowanej tej pozycji nie było), a w sekcji po korekcie w polu ilość należy wpisać potrzebną ilość produktu.

• Jak wystawić korektę do korekty? 

Kolejną korektę należy dodać do pierwotnej faktury, czyli naszej faktury korygowanej. System zaczyta do korekty dane wynikające z wcześniej wystawionej do tej faktury korekty. Czyli nie będą to dane z pierwotnej faktury, tak jak w przypadku kiedy pierwszy raz wystawiamy korektę, tylko będą to dane już z wcześniej wystawionej korekty.

• Dlaczego kwota na fakturze jest inna od kwoty z faktury pierwotnej? 

Faktura korekta wskazuje różnicę między kwotą pierwotną i korygowaną. W przypadku braku zmiany danych liczbowych różnica wyniesie 0,00.

• Jak wystawić korektę do faktury z błędnym kursem przeliczenia walut? 

Korektę należałoby wystawić w jednej walucie, w której będziemy widzieć zmiany liczbowe. Tu własnoręcznie należy przeliczyć kurs z dnia pomyłki, tak aby pokazać różnicę cenową, którą spowodowała zmiana kursu po dacie sprzedaży. Przykład: Mamy fakturę na 100 Euro z kursem po nieodpowiedniej dacie sprzedaży. Sama korekta kwoty w Euro nie wykazuje różnicy w wartości liczbowej, więc, aby wykazać, że jest różnica w fakturze po zastosowaniu kursów, należy w rubryce 'przed korektą' pomnożyć 100 Euro x kurs z niewłaściwej daty sprzedaży, a w rubryce 'po korekcie' pomnożyć 100 Euro x kurs z właściwej daty sprzedaży. Wtedy przeliczone kwoty w złotówkach dadzą nam różnicę kwotową do skorygowania w walucie, której dotyczy przeliczenie.

• Jak zmienić walutę za pomocą korekty? 

Niestety nie ma takiej możliwości.

• Czy paragony się koryguje? 

Nie, do tego służy ewidencja zwrotów prowadzona przez księgowość.

• Jak wygląda korekta w przypadku dokumentów magazynowych?

Należy wystawić dokument magazynowy WZk, aby towar wrócił na stan magazynowy. Przy automatycznych WZ i PZ, dokument WZk do korekty tworzy się automatycznie

• Czy korektę można wystawić dla dokumentów nieksięgowych? 

Nie można. Taki dokument należy wystawić na nowo.

• Czy jest możliwość wystawienia zbiorczej faktury korygującej?

Fakturę korygującą wystawia się pojedynczo do konkretnej faktury wystawionej na koncie. System nie ma możliwości zbiorczej korekty dla kilku dokumentów jednocześnie.

• Jaki kurs przeliczenia waluty zaczyta system na fakturze korygującej, która ma zmienić ilość/cenę produktu z faktury pierwotnej? 

Na fakturze korygującej, która ma zmienić ilość/cenę w pozycjach, system zaczyta automatycznie kurs przeliczenia waluty z faktury pierwotnej. Nawet jeśli wystawiasz fakturę korygującą w znacznym odstępie czasowym po pierwotnym dokumencie, kurs przeliczenia będzie ten sam. 

• Jak skorygować numer faktury?

Korekta numeru faktury, może się odbyć przez wskazanie numeru faktury korygowanej w polu Treść korygowana, a nowego numeru faktury w polu Treść prawidłowa, które dostępne są w formularzu tworzenia faktury korygującej. Na fakturze, do której wystawiamy korektę nie zmieniamy numeru. Wykorzystanie widocznych poniżej pól do korygowania numeru faktury nie stanowi porady prawno - księgowej, a treść faktury korygującej należy skonsultować z księgową lub urzędem skarbowym.