Jeżeli zakres Twojej działalności obejmuje produkcję lub handel, na pewno spotkałeś się z pojęciem inwentaryzacji, remanentu czy spisu z natury.
Inwentaryzacja stanowi obowiązkowy element rachunkowości i składa się na nią szereg czynności mających na celu uzgodnienie stanu środków trwałych i obrotowych przedsiębiorstwa. Spis z natury jest jedną z metod inwentaryzacji - obok potwierdzenia salda i weryfikacji z dokumentami źródłowymi.
Dla wzajemnego zrozumienia w dalszej części artykułu przyjmijmy, że wynikiem okresowej inwentaryzacji magazynu (czynności) jest spis z natury (dokument).
Na czym polega inwentaryzacja?
WAŻNE! Inwentaryzacja polega na fizycznym przeliczeniu ilości każdego asortymentu znajdującego się w magazynie przedsiębiorstwa.
Inwentaryzacja obejmuje zarówno towary handlowe, jak również materiały podstawowe i pomocnicze, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady. Wszystkie przedmioty ujmowane są w dokumencie spisu z natury, gdzie na podstawie wartości jednostkowej asortymentu, wyliczana jest wartość łączna spisu z natury.
Jeżeli prowadzisz ewidencję księgową w postaci Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (dalej PKPiR), konieczność sporządzenia spisu z natury i wpisania go do księgi wynika z §24 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia PKPiR. Spis z natury obowiązuje więc przedsiębiorców rozliczających się na zasadach ogólnych lub opodatkowanych podatkiem liniowym.
Kiedy należy przeprowadzić inwentaryzację?
Przedsiębiorca ma obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji i ujawnienia wyników spisu z natury w PKPiR w następujących sytuacjach:
- na dzień 1 stycznia,
- na koniec każdego roku podatkowego,
- na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego,
- w razie utraty w ciągu roku podatkowego prawa do opłacania podatku na podstawie ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne,
- zmiany wspólnika,
- zmiany proporcji udziałów wspólników,
- likwidacji działalności.
Obowiązek sporządzenia spisu z natury na dzień 1 stycznia nie dotyczy przedsiębiorców, którzy sporządzili spis z natury na dzień 31 grudnia. W takiej sytuacji spis z natury sporządzony na koniec roku staje się automatycznie spisem z natury na początek roku kolejnego.
Jak często robimy inwentaryzację?
Inwentaryzację należy przeprowadzać nie rzadziej niż raz w roku, na koniec roku podatkowego, oraz każdorazowo w przypadku zaistnienia przesłanek opisanych powyżej.
Wartość spisu z natury ma wpływ na wynik Twojej działalności, dlatego niektórzy przedsiębiorcy sporządzają spis z natury w okresach miesięcznych. Jeżeli Ty również przeprowadzasz inwentaryzację co miesiąc, jej wynik będziesz z taką częstotliwością ujmować w PKPiR.
Sporządzenie spisu z natury, poza sytuacjami wymienionymi wcześniej, może również zarządzić naczelnik urzędu skarbowego na podstawie odrębnych przepisów.
Jak udokumentować inwentaryzację?
Dokumentem potwierdzającym przeprowadzenie inwentaryzacji, a więc zliczenie poszczególnych pozycji asortymentu i nadanie im wartości, jest spis z natury.
Spis z natury zawiera m.in. numerowane kolejno pozycje arkusza, ze szczegółowym określeniem towaru lub innych składników majątku podlegających inwentaryzacji, jednostkę miary, ilość stwierdzoną w czasie spisu, cenę w złotych i groszach za jednostkę miary, wartość wynikającą z przemnożenia ilości asortymentu w każdej pozycji arkusza przez jego cenę jednostkową oraz łączną wartość spisu z natury.
Dokument zawiera także dane firmy i klauzule, a wszystkie wymagane pozycje dokumentu zostały szczegółowo wymienione w §25 Rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W kolejnym paragrafie Rozporządzenia opisano również, w jaki sposób wycenić materiały i towary handlowe objęte spisem.
Spis z natury podpisują osoby uczestniczące w inwentaryzacji.
Sporządzając spis z natury należy pamiętać o objęciu inwentaryzacją także asortymentu stanowiącego własność firmy, ale pozostającego w obcych czy zewnętrznych magazynach, będących w drodze, a także rozpoczętych a nie zakończonych robót np. budowlanych.
Inwentaryzacją należy także objąć obce towary znajdujące się w magazynie Twojego przedsiębiorstwa, ze wskazaniem w dokumentach inwentaryzacyjnych czyją własność one stanowią. Towary i materiały nie będące własnością przedsiębiorstwa, nie podlegają wycenie w spisie z natury.
W większych firmach spis z natury może obejmować kilka lub wiele arkuszy, sporządzanych w podziale na obszary magazynu, na magazyny lub na asortyment – w zależności od decyzji kierownika zakładu o sposobie przeprowadzenia inwentaryzacji. Wówczas każdy arkusz spisowy podlega podpisaniu przez osoby, które go sporządziły, a nad całością przebiegu inwentaryzacji czuwa powołana na jej potrzeby komisja. W takiej sytuacji, zamiast prostego spisu z natury, sporządza się protokół z inwentaryzacji, który podsumowuje informacje zawarte we wszystkich arkuszach spisowych. Protokół podpisywany jest przez komisję spisową i zatwierdzany przez kierownika jednostki.
Jeżeli prowadzisz gospodarkę magazynową w Fakturowni, dokument spisu z natury przygotujesz poprzez moduł magazyn dostępny od planu Standard.
Szczegółowy opis inwentaryzacji w systemie znajdziesz w artykule inwentaryzacja produktów w magazynie.