Jeśli dopiero zaczynasz korzystać z Fakturowni, możesz szybko przenieść archiwalne dokumenty z innego systemu za pomocą importu faktur. Fakturownia obsługuje formaty takie jak .XLS i .CSV, co pozwala zaoszczędzić czas i uporządkować dokumentację w jednym miejscu. W tym artykule wyjaśniamy, skąd pobrać przykładowy plik importu, jak przygotować dane do importu oraz które informacje są wymagane, aby proces zakończył się sukcesem.
Instrukcja
Dowiedz się, jak skorzystać z tej funkcji, korzystając z interaktywnego przewodnika.
Import faktur – jak to zrobić?
System pozwala zaimportować dane w plikach typu .XLS,.XLSX (Excel), .TXT, .CSV, .TSV.
UWAGA! W systemie nie może być dwóch dokumentów o dokładnie takim samym numerze. Jeśli Twój plik importu uwzględnia numery faktur, które są już zajęte, import zakończy się błędem: Błąd["numer Faktura o takim numerze już istnieje."] | {"number":["Faktura o takim numerze już istnieje."]}.
Aby zaimportować faktury na konto:
- przejdź do zakładki Ustawienia > Import;
- z listy wybierz opcję Importuj faktury;
- zaznacz opcję Przychody, by zaimportować faktury jako dokumenty sprzedażowe (opcja domyślnie aktywna);
- naciśnij przycisk Wybierz plik i wybierz z dysku urządzenia plik z danymi do zaimportowania, po zaczytaniu pliku, kliknij przycisk Dalej by system pobrał dane do importu faktur;
- gdy system wskaże komunikat, że pobieranie danych zakończyło się powodzeniem, kliknij przycisk Przejrzyj dane i importuj, by system przeniósł Cię do kroku 2 importu;
- jeśli wgrywany plik zawiera nagłówki z nazwą kolumn, zaznacz checkbox przy opcji Plik posiada nagłówek, by te wartości system automatycznie pominął;
- aby import zakończył się powodzeniem w kroku 2 należy do każdej kolumny dopasować właściwą zmienną zgodną z jej zawartością, dzięki temu system będzie w stanie prawidłowo przypisać dane podczas tworzenia faktur np. kolumna z datą wystawienia musi mieć przypisaną zmienną issue_date : Data wystawienia - jeśli nie chcesz importować danych z wybranej kolumny wybierz pomiń;
- obowiązkowe wartości w pliku importu są zgodne z tym, co znajduje się na początku listy zmiennych dostępnych do wyboru w każdej kolumnie zgodnie z widokiem poniżej;
- opcjonalnie dokonaj wyboru dodatkowych opcji;
- aby zaimportować dane kliknij przycisk Importuj dane, a następnie zatwierdź zakończenie procesu przyciskiem Gotowe.
WAŻNE! Aktywne zabezpieczenie Zablokowanie ręcznej zmiany numeru faktury wpływa na prawidłowe przypisanie numeracji dla dokumentów z importu. W momencie, gdy zabezpieczenie jest aktywne, dokumenty z importu otrzymają numerację systemową, a nie tę wynikającą z pliku. Aby zaimportować dokumenty z numeracją z pliku, wyłącz zabezpieczenie w ustawieniach konta.
Import z XLS/CSV ma limit 1000 wierszy jednocześnie, czyli 1000 pozycji na importowanych fakturach, gdyż każda pozycja to osobny wiersz. Jeżeli plik jest większy należy go podzielić i wykonać kilka importów.
Zaimportowane dane możesz podejrzeć korzystając z przycisku Zobacz w kolumnie zaimportowane obiekty. System przeniesie Cię bezpośrednio na listę dokumentów, które powstały na podstawie pliku importu. O tym, że dokumenty pochodzą wyłącznie z importu świadczy fakt, że na liście w panelu filtrującym, aktywna jest opcja wyszukaj dla importu.
WAŻNE! Jeśli w kroku 2 importu przypiszesz tą samą zmienną do dwóch kolumn, system zaczyta wartość z ostatniej kolumny, do której dana zmienna jest przypisana.
Skąd pobrać przykładowy plik importu?
Przykładowy plik importu możesz pobrać bezpośrednio z konta, a następnie uzupełnić go swoimi danymi. Aby pobrać plik, przejdź do zakładki Ustawienia > Import > Importuj faktury, a następnie kliknij nazwę pliku w sekcji zobacz przykładowy plik importu, który znajdziesz na niebieskim komunikacie po prawej stronie.
Import faktur, gdzie Nabywca to osoba prywatna
Przy imporcie faktur na osoby prywatne należy dodać w pliku importu kolumnę o nazwie np. Firma, w której w każdym wierszu będzie widniała wartość 0. Podczas importu, dla tej kolumny należy wybrać zmienną "buyer_company : Firma" (wartość 0 będzie odczytana przez system jako osoba prywatna, wartość 1 natomiast to firma). W przypadku importu faktur na osoby prywatne wymagane jest zarówno oznaczenie zmiennej "buyer_name : Nabywca", jak i zmiennej "buyer_last_name : Nazwisko". To co wpisane jest w zmiennej 'buyer_name : Nabywca' widnieje na podglądzie faktury, natomiast w edycji widoczne jest jedynie to, co było wpisane jako 'buyer_last_name : Nazwisko'. Najlepiej jest zatem w zmiennej "buyer_first_name : Imię" uzupełnić imię, w zmiennej "buyer_last_name : Nazwisko" nazwisko, a w zmiennej "buyer_name : Nabywca" połączyć imię z nazwiskiem żeby wszystkie dane na dokumentach z importu były spójne.Jak zaimportować faktury zaliczkowe i końcowe według nowego schematu powiązań między dokumentami?
Od 23.12.2025 w systemie zablokowana jest możliwość wystawiania faktur zaliczkowych jako samodzielny dokument. Jedynym prawidłowym schematem działania jest wystawienie zamówienia na pełną kwotę transakcji, a następnie do zamówienia wystawienie faktury zaliczkowej lub wielu zaliczek. Transakcję należy zamknąć fakturą końcową zgodnie z artykułami:- tworzenie faktury zaliczkowej do zamówienia
- wystawienie faktury końcowej z faktury zaliczkowej powiązanej z zamówieniem.
FAQ - pytania i odpowiedzi
- W jaki sposób mogę zaimportować faktury, które mają kilka pozycji?
- W jaki sposób zaimportować fakturę z Nabywcą i Odbiorcą?
- Czy mogę zaimportować dane z każdego programu do fakturownia?
- Jak przy imporcie faktur określić język faktury?
- Czy można zaimportować fakturę bez terminu płatności?
off. W 2 kroku importu do tej kolumny przypisz zmienną payment_to_kind. Szczegóły w artykule w jaki sposób zaimportować faktury bez terminu płatności.
Sprawdź działanie systemu korzystając z interaktywnej instrukcji
Interaktywny przewodnik poprowadzi Cię krok po kroku na rzeczywistych ekranach Fakturowni, umożliwiając łatwe zrozumienie i wykonanie potrzebnych działań. Kliknij Start aby rozpocząć, a następnie klikaj w niebieskie pola, lub użyj strzałek w prawym dolnym rogu do nawigowania po instrukcji.