Ręczna wysyłka faktur do KSeF DEMO

1. Jeśli chcesz pracować wyłącznie ręcznie wejdź w Ustawienia > Integracje i dodatki  > KSeF DEMO
2. Upewnij się, że suwak Automatycznie wysyłaj tworzone dokumenty do KSeF jest wyłączony (szary)

Właściciel konta i Administrator

• Zapisz – zapisuje dokument w systemie i nie wysyła do KSeF DEMO. Pamiętaj, że po wejściu obowiązku KSeF dla Twojej firmy, w takiej sytuacji należy przesłać dokument tego samego dnia, kiedy faktura została wystawiona. Jeśli wystawisz dokument o 22:00 24 września, to wciąż 24 września musisz wysłać dokument do KSeF do godziny 23:59 aby był przesłany w trybie online.Przesyłając go w dniu kolejnym, faktura zostanie przesłana już w trybie nie online, a offline24. 
• Zapisz i wyślij do KSeF – zapisuje i od razu wysyła dokument do KSeF DEMO.

Użytkownik, Księgowy lub rola własna

• Domyślnie widoczny jest tylko przycisk Zapisz - zapisuje dokument w systemie i nie wysyła do KSeF DEMO. Pamiętaj, że po wejściu obowiązku KSeF dla Twojej firmy, w takiej sytuacji należy tego samego dnia, kiedy faktura została wystawiona osoba z uprawnieniami do Wysyłanie do KSeF przesłała ją do KSeF.
• Jeśli w roli zaznaczysz uprawnienie Wysyłanie do KSeF, pojawi się również przycisk Zapisz i wyślij do KSeF.

Model mieszany (praktyczny w zespołach)

Wszystkie sposoby wysłania dokumentu

1. Zapisz – zapisuje fakturę w Fakturowni, bez wysyłki do KSeF
2. Zapisz i wyślij do KSeF – zapisuje i od razu wysyła fakturę do KSeF DEMO

1. przejdź do Przychody > Faktury (lista dokumentów),
2. w kolumnie KSeF kliknij ikonę/przycisk statusu Wyślij do KSeF przy wybranej fakturze,
3. system zleci wysyłkę i status w kolumnie KSeF zmieni się na odpowiedni (np. „w trakcie”, „wysłano”, „błąd”).

1. na liście faktur zaznacz checkboxami wybrane dokumenty,
2. kliknij przycisk Wyślij faktury do KSeF (zbiorcza akcja dla zaznaczonych pozycji),
3. system przekaże dokumenty do KSeF DEMO, a każdy dokument otrzyma własny status i numer KSeF po przyjęciu.

1. wybierz przycisk KSeF,
2. z tego miejsca dokument zostanie przesłany do KSeF DEMO

Gdzie sprawdzić czy użytkownik (pracownik) ma aktywną wysyłkę do KSeF?

Aby sprawdzić czy adres e-mail, dodany jako użytkownik do konta, ma dostęp do wysyłki faktur do KSeF, przejdź do zakładki Ustawienia > Użytkownicy. W kolumnie Wysyłanie do KSeF zobaczysz oznaczenie Tak, jeśli wysyłka jest aktywna lub Nie, jeśli możliwość wysyłki do KSeF nie jest dostępna dla wybranego usera.

Status KSeF i Informacja KSeF

Na liście dokumentów widoczna jest kolumna KSeF oraz po lewej stronie filtr Status KSeF.  Statusy są różne i sygnalizują poszczególne sytuacje:

 

1. wyślij dokument do KSeF DEMO
2. dokument poprawnie przesłany do KSeF DEMO
3. dokument jest w trakcie przesyłania do KSeF DEMO, odśwież stronę i sprawdź czy status zmieni się  
4. błąd wysyłki dokumentu do KSeF DEMO. Sprawdź komunikat w Informacja KSeF, popraw błędy lub spróbuj ponowić wysyłkę jeśli to błąd serwera KseF.
5.  połączenie z integracją KseF DEMO jest nieaktywne albo NIP jest niepołączony. Przejdź do Ustawienia > Integracje i dodatki  > KSeF DEMO > Ustawienia w sekcji Masz dostępne następujące połączenia kliknij w Szczegóły swojego połączenia i przesuń suwak na Aktywne lub Spróbuj ponownie
6. dokumenty, które nie podlegają pod konieczność wysyłki do KSeF np. paragon, profroma itp.

Klikając na określony status pojawia się nam okno Informacja KSeF ze szczegółami komunikacji z KSeF.  

Znajdziesz tu:

• Numer dokumentu – numer Twojej faktury w Fakturowni
• Status – aktualny stan wysyłki (np. W trakcie, Wysłano poprawnie, Błąd wysyłania, Błąd serwera)
• Data wystawienia w Fakturowni – kiedy dokument utworzono w systemie
• Data wysyłki do KSeF DEMO – chwila, gdy faktura została przekazana do KSeF DEMO
• Numer KSeF – identyfikator nadany przez KSeF DEMO (po pomyślnym przyjęciu). Numer KSeF zobaczysz także na podglądzie faktury w sekcji Aktywności związane z dokumentem oraz w pobranym UPO KSeF
• Data wystawienia w KSeF – data przyjęcia i zarejestrowania faktury w KSeF
• Błędy Jeśli wysyłka się nie powiodła, pojawi się komunikat z Ministerstwa Finansów.

Przykład: Duplikat faktury. Faktura o numerze KSeF: xxxxxxxxx-20251202-050020684550-06 została już prawidłowo przesłana do systemu w sesji: 20251202-SO-2740F71000-A3A727B45B-EE lub Wskazany element w strukturze e-Faktury nie spełnia wymogów: pole Adres nie może być puste Dla statusu Błąd serwera zwykle wystarczy ponowić wysyłkę później.   Pliki do pobrania 

• Faktura KSeF – oryginał pliku XML przyjętego przez KSeF zgodny ze strukturą FA(3) 
• UPO KSeF – Urzędowe Poświadczenie Odbioru - potwierdzenie przyjęcia dokumentu z numerem KSeF po poprawnym przyjęciu

WAŻNE! nie zmieniaj nazwy pobranego pliku XML – zawiera ona unikalny identyfikator KSeF dokumentu.

Wyślij ponownie - jeśli w dokumencie był błąd, który został poprawiony to z tej pozycji możesz jeszcze raz wysłać go do KSeF   

Filtr Status KSeF 

Na liście Przychody > Faktury po lewej stronie znajdziesz filtr Status KSeF. 

Pozwala on zawęzić widok tylko do dokumentów o wybranym etapie obsługi w KSeF:

• wszystkie – pełna lista dokumentów, niezależnie od statusu KSeF
• Do wysyłki –  tylko te dokumenty które się kwalifikują do wysyłki do KSeF i są przygotowane w Fakturowni, a jeszcze nie zostały wysłane (np. gdy masz tryb ręczny)
• Wysłano poprawnie – faktury przyjęte przez KSeF; mają nadany numer KSeF i datę wystawienia w KSeF.
• W trakcie wysyłki – dokumenty oczekujące na przetworzenie po stronie KSeF (kolejka).
• Błąd wysyłania/serwera – dokumenty, które mają błąd wysyłania i wysyłka została odrzucona (np. błąd walidacji treści) lub problem techniczny po stronie KSeF.
• Pozostałe - przedstawia dokumenty, które nie podlegają pod konieczność wysyłki do KSeF np. paragon, profroma itp.

Jakie typy dokumentów w systemie Fakturownia podlegają wysyłce do KSeF

 

1. Faktury sprzedaży
2. Faktury korygujące
3. Faktury walutowe
4. Zaliczki i faktury końcowe
5. Faktury MP
6. Marża (VAT marża)
7. WDT
8. Odwrotne obciążenie
9. Eksport towarów
10. Faktury OSS (z włączonym znacznikiem "Faktura OSS")
11. Faktury VAT RR (rolnicze) – wysyłka opcjonalna.

Pamiętaj: faktury dla konsumentów (B2C) czy zagranicznych kontrahentów mogą podlegać innym zasadom – sprawdź aktualne wyłączenia w przepisach.

Jak pobrać faktury w formacie KSeF XML 

 

1. Pojedynczo – z poziomu okna Informacja KSeF danej faktury - przycisk Faktura KSeF (XML) 
   

   
2. Masowo – zaznacz wszystkie interesujące Cię faktury na liście faktur, a następnie wybierz jeden z eksportów w zakładce Eksport/Wydruki np. Pobierz pliki XML KSeF Faktur 
   

   

Kolumna z numerem KSeF dostępna jest w: 

• eksport do XLS (z pozycjami faktur), 
• eksport do CSV,
• eksport do XLS,
• pobierz listę faktur w formacie PDF,
• eksport do XML.

 

Eksporty księgowe

Dodaliśmy do eksportów księgowych ERP Optima oraz Symfonia pole z numerem KSeF. Pola zostały uwzględnione w miejscach przewidzianych przez dokumentację dostawców powyższych programów księgowych.

Pole z numerem KSeF zostanie dodane również w ramach innych naszych eksportów po udostępnieniu odpowiedniej dokumentacji przez pozostałych dostawców oprogramowań księgowych.  

UWAGA! XML wygenerowany poprzez opcję Eksport KSeF XML fa(3) nie jest tym samym plikiem XML, który został wysłany do KSeF przez automatyczną integrację. Przy wysyłce dokumentu przez integrację Fakturowni z KSeFem, dokument trafia do KSeF m.in. w konkretnej sesji, z zapisaną datą i godziną wysyłki oraz unikalnym znacznikiem pliku. Ten właśnie XML (zgodny z tym, co przyjął KSeF) jest dostępny bezpośrednio pod dokumentem i tylko ten plik należy przekazywać do księgowości/klienta. Ręczny Eksport KSeF XML fa(3) tworzy nowy plik XML w momencie kliknięcia eksportu - z innym znacznikiem, mimo że dane w środku mogą wyglądać identycznie. Nie jest to ten sam XML, który został wysłany i zapisany w KSeF. Z tego względu:

• po wysyłce dokumentu do KSeF nie należy eksportować już XML ręcznie,
• zawsze pobierz XML dostępny pod dokumentem wysłanym do KSeF.

 

WAŻNE! Nie zmieniaj nazw pobranych plików KSeF XML. W nazwie zawarty jest unikalny identyfikator KSeF powiązany z konkretną fakturą.

Edycja faktury po wysyłce do KSeF 

 

WAŻNE! Funkcja będzie obowiązywać w docelowej wersji produkcyjnej KSeF 2.0. dostępnej od 01.02.2026r. w KSeF DEMO możliwość edycji faktury nie jest blokowana. 

Po nadaniu numeru KSeF treści faktury nie edytujemy, ta funkcja zostaje automatycznie zablokowana. Dostępne są wyłącznie:

• zmiany w załącznikach,
• uzupełnienia danych dla księgowych (np. pola pomocnicze: podatek dochodowy, VAT – bez modyfikacji treści faktury wysłanej do KSeF).

Jeśli potrzebujesz zmienić dane merytoryczne, wystaw fakturę korygującą.

Kiedy wysłać e-mail z fakturą do Klienta (Kontrahenta)?

 

WAŻNE! Funkcja będzie obowiązywać w docelowej wersji produkcyjnej KSeF 2.0. dostępnej od 01.02.2026r. w KSeF DEMO możliwość wysyłki faktury nie jest blokowana. 

Wysyłka wiadomości z fakturą z poziomu Fakturowni aktywna będzie dopiero w momencie, gdy fakturze zostanie nadany numer KSeF. Numer KSeF zostanie przypisany do dokumentu samoczynnie, po zaakceptowaniu faktury przez Krajowy System e-Faktur.

FAQ - pytania i odpowiedzi

1. Faktury cykliczne – jak są wysyłane do KSeF? Źródło dokumentu nie ma znaczenia: faktury utworzone w ramach cykli czy też tworzone po API wysyłają się automatycznie (gdy automat jest włączony) lub wymagają ręcznego zlecenia wysyłki – dokładnie tak samo, jak zwykłe faktury. 2. Czy podpisywanie/wysyłanie wielu faktur naraz nadaje osobny numer KSeF dla każdej faktury? Tak. Nawet jeśli podpiszesz lub wyślesz wiele faktur „hurtowo”, każda faktura jest osobnym dokumentem i dostaje własny numer KSeF oraz własny status (przyjęta/odrzucona/w trakcie). 3. Czy mogę wysyłać faktury do KSeF w innej kolejności niż je wystawiłam? Tak. Możesz wysyłać je w dowolnej kolejności — ważne jest, żeby były wysłane zgodnie z obowiązującym trybem (online tego samego dnia albo w trybie offline, jeśli dotyczy). Numeracja w KSeF i tak jest niezależna od Twojej kolejności wysyłki. 4.Czy w Fakturowni jest dostępne samofakturowanie oraz wysyłanie faktur wystawionych przez Nabywcę w KSeF? Nie, w Fakturowni to rozwiązanie nie jest dostępne. Masz pytanie, na które odpowiedzi tu nie ma? Przejdź na naszą stronę Często zadawane pytania, gdzie sukcesywnie uzupełniamy ją o nowe odpowiedzi. Czym jest numer KSeF i gdzie zobaczysz go na fakturze w Fakturowni? Jak połączyć Fakturownię z KSeF (DEMO) – autoryzacja integracji krok po kroku Autoryzacja manualna (zaawansowana) – wgranie certyfikatów z KSeF do Fakturowni