KSeF podstawowe informacje

Krajowy System e-Faktur zacznie obowiązywać od 1 lutego, jednak zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów obowiązek jego stosowania będzie wprowadzany dla poszczególnych grup przedsiębiorców w różnych terminach. Terminy obowiązku wysyłania faktur sprzedaży do KSeF:  

• od 1 lutego 2026 r. – obowiązek obejmie przedsiębiorców, których obrót za 2024 r. przekroczył 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. – do KSeF będą musiały trafiać faktury sprzedażowe wystawiane przez pozostałe firmy,
• od 1 stycznia 2027 r. – obowiązek zostanie rozszerzony na najmniejsze podmioty, których miesięczna sprzedaż brutto nie przekracza 10 tys. zł.

  Szczegóły dotyczące KSeF i integracji Fakturowni znajdziesz w artykule KSeF w Fakturowni – od czego zacząć, prosto i krok po kroku.   

Integracja z KSeF - opcje wysyłki faktur do KSeF

Sam proces wystawiania faktur w Fakturowni pozostaje bez zmian - formularz dokumentu należy wypełnić zgodnie z warunkami danej transakcji. Przy włączonej integracji z KSeF zmienia się jedynie sposób przesyłania faktur do systemu i do klientów. Jeżeli na koncie aktywna jest integracja z KSeF, wysyłka faktur na adres e-mail kontrahenta, możliwość pobrania dokumentu w formacie PDF oraz wydruk są zablokowane do momentu przypisania fakturze numeru KSeF, czyli po przesłaniu jej do systemu KSeF. Jeśli chcesz wysłać szczegóły transakcji do wglądu, wystaw proformę.  Przesyłanie dokumentów do KSeF może odbywać się automatycznie - bezpośrednio po zapisaniu faktury - lub ręcznie. W wariancie ręcznym faktura najpierw jest zapisywana wyłącznie w Fakturowni, a jej wysyłka do KSeF następuje dopiero po ręcznym zleceniu, po wcześniejszej weryfikacji poprawności danych. Sprawdź konfigurację wysyłki do KSeF:  

• automatyczna wysyłka dokumentów,
• ręczna wysyłka dokumentów. 

 

 

Edycja, usunięcie i anulowanie dokumentu wysłanego do KSeF

Kluczowe zmiany w kontekście korzystania z Fakturowni dotyczą zachowania systemu po wysłaniu faktury do KSeF. Gdy zlecisz wysyłkę dokumentu - niezależnie od tego, czy wybierzesz tryb automatyczny, czy ręczny - system zablokuje możliwość jego edycji, usunięcia oraz anulowania.  Oznacza to, że jedynym sposobem poprawienia danych na fakturze będzie wystawienie dokumentu korekty, który również należy przesłać do KSeF. Szczegółową instrukcję tworzenia korekty w Fakturowni znajdziesz w artykule jak utworzyć korektę. Jeżeli zdecydujesz się na wysyłkę ręczną i przy tworzeniu faktury skorzystasz z przycisku Zapisz, dokument zostanie zapisany wyłącznie po stronie Fakturowni i nie trafi od razu do KSeF. Dzięki temu nadal będziesz mieć możliwość jego edycji, co pozwala na dokładną weryfikację danych przed ostatecznym wysłaniem do systemu KSeF.  

 

Jakie elementy faktury można edytować po wysyłce do KSeF?

Po wysłaniu faktury do KSeF dostępne do edycji są jedynie pola księgowe oraz edycja załączników dla ról właściciel konta, administrator i księgowy. Przejście do formularza edycji faktury nie jest możliwe.  Opcja edytuj pola księgowe daje dostęp do pól data księgowania podatku VAT, data księgowania podatku dochodowego, notatka prywatna (niewidoczna na wydruku).    Opcja edytuj załączniki pozwala na działania w obrębie załączników dla dokumentu.  Dostępność wybranych opcji edycji zależy od roli przypisanej do Twojego adresu e-mail oraz od tego, czy na koncie dodano użytkownika z rolą Księgowy, który może oznaczać faktury jako zaksięgowane.  Faktura niewysłana do KSeF:

• właściciel konta i administrator - edycja dostępna,
• użytkownik - edycja dostępna,
• księgowy - edycja dostępna.

Faktura wysłana do KSeF:

• właściciel konta i administrator - przycisk edytuj przekierowuje wyłącznie do opcji edytuj pola księgowe oraz edytuj załączniki,
• użytkownik - przycisk edytuj przekierowuje wyłącznie do opcji edytuj pola księgowe oraz edytuj załączniki,
• księgowy - przycisk edytuj przekierowuje wyłącznie do opcji edytuj pola księgowe oraz edytuj załączniki.

Faktura niewysłana do KSeF ale oznaczona przez księgowego jako zaksięgowana:

• właściciela konta i administrator - edycja dokumentu dostępna,
• użytkownik - edycja zablokowana całkowicie,
• księgowa - edycja dokumentu dostępna.

Faktura wysłana do KSeF i oznaczona przez księgowego jako zaksięgowana:

• właściciel konta i administrator - przycisk edytuj przekierowuje wyłącznie do opcji edytuj pola księgowe oraz edytuj załączniki,
• użytkownik - edycja zablokowana całkowicie,
• księgowy - przycisk edytuj przekierowuje wyłącznie do opcji edytuj pola księgowe oraz edytuj załączniki.

Usunięcie i anulowanie dokumentu po wysyłce do KSeF

Anulowanie i usunięcie dokumentu zablokowane jest dla wszystkich użytkowników, niezależnie od przypisanej roli, jeśli dokument został już wysłany do KSeF. Jeśli dokument został wysłany do KSeF, w systemie dostępne jest dla niego UPO i został nadany numer KSeF, jedyną opcją poprawienia danych jest wystawienie do takiego dokumentu korekty.