Kiedy obowiązek KSeF?

📅 Harmonogram wdrożenia KSeF i wysyłki faktur sprzedażowych 1 lutego 2026 r. ➡️ Firmy z obrotem powyżej 200 mln zł (za 2024 r.) 1 kwietnia 2026 r. ➡️ Przedsiębiorcy ze sprzedażą powyżej 10 tys. zł brutto miesięcznie 1 stycznia 2027 r. ➡️ Najmniejsze firmy ze sprzedażą do 10 tys. zł brutto miesięcznie Więcej o pierwszych krokach z KSeF i terminach związanych z tym systemem przeczytasz w artykule KSeF w Fakturowni – od czego zacząć, prosto i krok po kroku.

Tryb offline i offline24 - jaka jest różnica?

Ze względu na to, że KSeF jest systemem informatycznym, ustawodawca wprowadził tryby awaryjne, tak by przedsiębiorca mógł wystawić fakturę sprzedażową w dowolnym momencie niezależnie od działania samego KSeFu. Domyślnie faktury do KSeF wysyłać należy w trybie online, czyli bezpośrednio po wystawieniu korzystając z automatyzacji wysyłki lub ręcznie ale nadal do końca dnia, w którym dokument został wystawiony.  Gdy Ministerstwo Finansów ogłosi, że KSeF jest niedostępny - czy to planowo, czy nagle - można skorzystać z trybu offline. W tym czasie faktury można wystawiać poza systemem KSeF, a po przywróceniu działania KSeF dokumenty należy przesłać w kolejnym dniu roboczym, jeśli przerwa była krótkotrwała lub w ciągu 7 dni roboczych, jeśli wystąpiła awaria. Oprócz tego w sytuacjach, gdy system KSeF działa prawidłowo, ale przedsiębiorca po swojej stronie np. nie ma dostępu do internetu lub ma problem techniczny z własnym oprogramowaniem, może przesłać fakturę w trybie offline24, czyli do końca następnego dnia roboczego po dniu wystawienia faktury.  Faktura wystawiona w trybie offline24 zachowuje datę, jaką wpiszesz w strukturze, i musi zostać przesłana do systemu w następnym dniu roboczym.

Kto będzie mógł skorzystać z trybu offline24?

Każdy podatnik będzie mógł wystawiać faktury w trybie offline24. Ustawa nie zawiera ograniczeń w tym zakresie. Celem jest bowiem jak najbardziej elastyczne podejście do stosowania tego trybu przez przedsiębiorców.

Tryb offline24 w Fakturowni

Wiemy, jak ważna jest ciągłość pracy i niezawodność automatyzacji. Dlatego w Fakturowni wprowadzamy opcjonalną obsługę trybu offline24 w ramach integracji z KSeF - tak, aby nawet w trudniejszych momentach proces wystawiania i obiegu dokumentów działał bez zakłóceń. Jeśli wysyłka dokumentów do KSeF zacznie trwać zbyt długo lub na koncie pojawią się limity wysyłki (zgodnie z dokumentacją KSeF), Fakturownia - przy włączonej dobrowolnej opcji: Wystawiaj dokumenty w trybie OFFLINE24, jeśli nadanie numeru KSeF trwa zbyt długo, automatycznie wystawi dokument w trybie offline24. Co to oznacza w praktyce? Dokument zostaje wystawiony natychmiast i może być od razu wysłany do klienta, zawierając dwa kody QR (z oznaczeniem offline). Dzięki temu nie musisz czekać na wysyłanie maila z fakturą do Klienta. Oczywiście wysyłka do KSeF i nadanie numeru KSeF zostanie zrealizowane później, już bez wpływu na bieżącą pracę. Dzięki temu:  

• automatyzacje klientów pozostają nieprzerwane,
• procesy obiegu dokumentów działają płynnie,
• a wystawianie faktur nie blokuje się przez opóźnienia po stronie KSeF.

Opcjonalnie używany tryb offline24 to bezpieczeństwo, ciągłość i komfort pracy - nawet wtedy, gdy system zewnętrzny chwilowo zwalnia.

Jak włączyć wysyłanie dokumentów w trybie offline24?

W ustawieniach wysyłki dokumentów w ramach integracji z KSeF możesz włączyć wystawianie dokumentów w trybie offline24. Aby włączyć integrację przejdź do zakładki Ustawienia > Integracje i dodatki > KSeF (DEMO) > Aktywuj. Szczegółowa instrukcja włączenia integracji i autoryzacji połączenia z KSeF dostępna jest w artykule jak połączyć Fakturownię z KSeF - autoryzacja integracji krok po kroku. Po przeprowadzeniu autoryzacji, dostępne będą ustawienia wysyłki dokumentów, w tym opcja dla trybu offline24. 

Jeśli nadanie numeru KSeF dla dokumentu będzie trwało zbyt długo lub na koncie pojawią się limity wysyłki (zgodnie z dokumentacją KSeF), system automatycznie wystawi dokument w trybie offline24. Dzięki temu zachowasz płynność procesów, a fakturę będziesz mógł przesłać do klienta z odpowiednimi oznaczeniami.  Dokument wystawiony w trybie offline24 jest automatycznie ponawiany do wysyłki do KSeF. Ten tryb nie dotyczy faktur wystawianych po API.   Aby korzystać z trybów offline, konieczne jest posiadanie odpowiednich certyfikatów do komunikacji z KSeF. W przypadku naszej integracji z systemem, niezależnie od tego, czy skorzystałeś z autoryzacji automatycznej, czy ręcznej, wszystkie tryby offline będą w pełni obsługiwane. Faktura wystawiona w trybie offline będzie miała 2 kody QR zgodnie z przykładem poniżej. W momencie, gdy dla faktury wystawionej w trybie offline zostanie prawidłowo przypisany numer KSeF, kod na fakturze zostanie zmieniony na jeden z widocznym numerem KSeF.  Jeśli wysyłasz fakturę w trybie offline i dodatkowo na koncie korzystasz z opcji wyświetlania kodów QR do płatności online, faktura będzie miała wówczas 3 kody QR wyświetlane jak na fakturze poniżej - po lewej stronie dokumentu kody związane z KSeF, po prawej kod QR do płatności.  Na liście faktur sprzedażowych (zakładka Przychody) w kolumnie KSeF, która wskazuje na status wysyłki dokumentu do krajowego systemu, dla faktur wysłanych w trybie offline pojawi się znaczek ✓.  Taki dokument należy traktować jako "w trakcie przetwarzania", ponieważ można już go wysyłać do kontahenta ale nadal obowiązkowo taki dokument powinien docelowo mieć nadany numer KSeF.