Część II – wgraj certyfikaty do Fakturowni 

1. W Fakturowni przejdź do: Ustawienia > Integracje i dodatki  > KSeF  > Kliknij Aktywuj
2. Przejdź do wyboru metody i wybierz Autoryzacja manualna (zaawansowana) 
   

   
3. Wybierz Numer NIP firmy
4. Na ekranie widnieje Etap 1 z 2, gdzie wgrasz Certyfikat uwierzytelniający pobrany z KSeF
5. Krok 1 - dodaj we wskazanym polu Certyfikat uwierzytelniający (plik) .crt,
6. Kliknij Dalej 
   

   
7. Krok 2 - dodaj we wskazanym polu klucz prywatny certyfikatu uwierzytelniającego (PEM) – plik .key,
8. W polu Hasło do klucza uwierzytelniającego (.key) wpisz hasło ustawione w Aplikacji Podatnika KSeF
9. Następnie kliknij przycisk Przejdź do certyfikatu offline
   

   
10. Na ekranie widnieje teraz Etap 2 z 2, gdzie wgrasz Certyfikat offline pobrany z KSeF 
11. Krok 1 - dodaj we wskazanym polu Certyfikat offline (plik) .crt
12. Kliknij Dalej, 
    

    
13. Krok 2 - dodaj we wskazanym polu klucz prywatny certyfikatu offline (PEM) – plik .key,
14. W polu Hasło do klucza offline (.key) wpisz hasło ustawione w Aplikacji Podatnika KSeF
15. Na koniec kliknij Zapisz certyfikaty 
    

    
16. Po poprawnym wgraniu zobaczysz komunikat „Autoryzacja zakończona pomyślnie!” – oznacza to, że połączenie dla wybranego NIP jest aktywne. 
    

    

Ustawienia integracji: pobieranie i wysyłanie dokumentów do KSeF w Fakturowni – tryb automatyczny i ręczny

Po autoryzacji, czyli połączeniu się z KSeF, decydujesz, w jaki sposób Twoje faktury mają być wysyłane i pobierane z KSeF. Decyzji dokonujesz odrębnie zarówno dla wysyłki faktur sprzedażowych, jak i dla pobierania faktur wydatkowych.  Pobieranie: Instrukcja z przykładami + statusy i filtry: Jak pobierać faktury kosztowe (wydatki) z KSeF do Fakturowni? Wysyłanie: Instrukcja z przykładami + statusy i filtry: Jak wysyłać faktury z Fakturowni do KSeF Wideo: Film instruktażowy – ustawienia wysyłki automatyczne czy ręczne Tryb hybrydowy w okresie 01.02 do 31.03, a od 01.04.2026 r. ustawienia indywidualne  To rozwiązanie „przejściowe”, które stworzyliśmy dla wszystkich użytkowników, których obowiązek wysyłki faktur sprzedażowych do KSeF zaczyna się od 01.04.2026r. Ten tryb pomaga łagodnie wejść w KSeF tym podmiotom, które nie mają jeszcze obowiązku wysyłania dokumentów do KSeF. O co chodzi w skrócie?

• w trybie hybrydowym system pobiera dokumenty kosztowe (Wydatki) z KSeF,
• a dokumenty sprzedażowe wysyłasz do KSeF tylko wtedy, kiedy chcesz (wybierasz je ręcznie) – dzięki temu faktury, których nie wysyłasz do KSeF, nadal możesz edytować i wysyłać e-mailem na dotychczasowych zasadach.

Więcej o trybie hybrydowym dowiesz się z artykułu: Tryb hybrydowy KSeF w Fakturowni: odbiór kosztów i dobrowolna wysyłka sprzedaży do 1.04.2026

Jak odinstalować KSeF 2.0 w Fakturowni

Aby odinstalować (czyli odłączyć) KSeF,  należy: usunąć połączenie w Fakturowni i unieważnić certyfikaty w Aplikacji Podatnika KSeF. Odłącz KSeF w Fakturowni

1. Wejdź w Ustawienia >  Integracje i dodatki > KSeF > Ustawienia > Szczegóły (znajdują się przy aktywnym połączeniu NIP)
2. Kliknij Usuń połączenie 
3. Wróć do Ustawienia >  Integracje i dodatki > KSeF i wybierz Odinstaluj

 

Unieważnij certyfikaty w Aplikacji Podatnika KSeF

1. Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF
2. Przejdź do: Certyfikaty> Lista certyfikatów
3. Zaznacz certyfikaty powiązane z Fakturownią (np. AUTH / OFFLINE)
4. Kliknij Unieważnij i wybierz powód unieważnienia

Najczęstsze problemy z konfiguracją integracji z KSeF

 

• błąd: Autoryzacja KSeF nie powiodła się. Konto przekroczyło limit dostępnych certyfikatów
• błąd 415 (brak uprawnień)
• obsługa wielu firm w ramach jednego konta i przekroczone limity
• błąd 400 - Exception: Brak podpisu
• błąd "exceptionCode":21115,"exceptionDescription":"Nieprawidłowy certyfikat
• błąd 21111 "Nieprawidłowe wyzwanie autoryzacyjne."
• błąd [{"exceptionCode" => 9103, "exceptionDescription" => "Przekroczona liczba dozwolonych podpisów."}]
• czy można mieć podpięty KSeF na dwóch kontach, na których mam te same NIPy?
• błąd 403
• mam obowiązek korzystania z KSeF dopiero od 1 kwietnia, a nie mogę wysyłać faktur mailem do klientów

 

WAŻNE! Błędy wymagające działań po stronie Fakturowni i bezpośredniego kontaktu! Jeśli wskazane w tej rubryce błędy dotyczą Twojego konta, prześlij zgłoszenie mailowe na adres wsparcie.integracje@fakturownia.pl z informacjami odnośnie konta tj. URL konta, czyli adres widoczny w pasku przeglądarki po zalogowaniu do konta lub widoczny w polu Adres konta w systemie po przejściu do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta. Błędy autoryzacji z KSeF - błąd 401 - błąd „autoryzacja w trakcie” - AppStore and InConnector must be active! ERROR: Client/Account already instaled on appstore!!! {“code”:[“zostało już zajęte”]} Błąd wysyłki faktury do KSeF - Błąd wysyłania do KSeF - nieprawidłowy token API, skontaktuj się z obsługą klienta

FAQ - pytania i odpowiedzi

1. W jakich sytuacjach może być potrzebne hasło użyte podczas generowania certyfikatu? Hasło do klucza prywatnego jest potrzebne przede wszystkim podczas wgrywania certyfikatów i kluczy do Fakturowni (import plików .key). Może być również potrzebne, jeśli korzystasz z tych samych certyfikatów do integracji KSeF z innym programem. Ważne: hasło dotyczy kluczy prywatnych i należy je przechowywać bezpiecznie — bez niego nie da się poprawnie użyć certyfikatu. 2. Czy można wgrać tylko certyfikat „online” (bez certyfikatu offline)? Nie. W przypadku autoryzacji manualnej należy wgrać komplet plików, czyli łącznie 4 pliki: certyfikat uwierzytelniający: .crt + klucz prywatny .key certyfikat offline: offline.crt + offline.key Bez kompletu plików autoryzacja manualna nie zostanie zakończona poprawnie. 3. Wygenerowałem/am certyfikaty w Aplikacji Podatnika, ale nie widzę plików na komputerze — jak mam je wgrać? Do autoryzacji manualnej musisz posiadać fizyczne pliki certyfikatów i kluczy na komputerze. Sam komunikat w Aplikacji Podatnika, że certyfikaty zostały wygenerowane, nie wystarczy. Jeśli nie masz plików .crt / .key, zaloguj się do Aplikacji Podatnika, unieważnij poprzednie certyfikaty i wygeneruj nowe, a następnie od razu pobierz pliki na komputer. Ważne: wygenerowane pliki certyfikatów są dostępne do pobrania tylko podczas procesu generowania, dlatego najlepiej zapisać je od razu i nie usuwać. 4. Dlaczego integracja działa na certyfikatach, a nie na tokenach? Nasza integracja z KSeF opiera się wyłącznie na certyfikatach, ponieważ tokeny są rozwiązaniem wygaszanym przez Ministerstwo Finansów. Zgodnie z aktualnymi zasadami tokeny funkcjonują przejściowo, natomiast docelowo integracje mają działać w oparciu o certyfikaty KSeF. 5. Czy certyfikat daje „pełny dostęp do wszystkiego”? Nie, sam certyfikat nie decyduje o wszystkim. Kluczowe są także uprawnienia nadane w KSeF (role i zakresy dla konkretnego podmiotu/NIP). Oznacza to, że nawet przy pracy na certyfikatach możesz zarządzać dostępem zgodnie z uprawnieniami nadanymi w Aplikacji Podatnika. 6. Jak sprawdzić, czy konto Fakturowni jest poprawnie połączone z KSeF? Wejdź w:Ustawienia → Integracje i dodatki → KSeF → Ustawienia W sekcji z połączeniami (przy Twoim numerze NIP) zobaczysz status: ✅ Połączone (zielony status / zielony ptaszek) — konto jest poprawnie połączone z KSeF ✖ Niepołączone (czarny krzyżyk) — połączenie nie zostało zakończone poprawnie i należy dokończyć autoryzację 7.  Czy można mieć podpięty KSeF na dwóch kontach, na których mam te same NIPy?  Tak, w celu połączenia dwóch osobnych kont z tym samym NIPem, należy skorzystać z opcji manualnej wgrywania certyfikatów na obu kontach w Fakturowni.  Masz pytania? Wątpliwości? Skorzystaj z zakładki Kontakt. Czym jest numer KSeF i gdzie zobaczysz go na fakturze w Fakturowni? Jak połączyć Fakturownię z KSeF (DEMO) – autoryzacja integracji krok po kroku