🔐
Manualna czy automatyczna autoryzacja KSeF?
Odpowiedz na kilka krótkich pytań i sprawdź, która opcja będzie najlepsza dla Twojej firmy.
Sprawdź konfiguratorKSeF DEMO – środowisko testowe
KSeF 2.0 – środowisko produkcyjne
JDG
Spółka lub inny podmiot
Opcja 1: Masz kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP
Opcja 2: Nie masz pieczęci – musisz wskazać administratora KSeF (ZAW-FA)
Autoryzacja automatyczna
Autoryzacja manualna
- Krok 4. Tryb hybrydowy (ważne!)
- Krok 5. Ustawienia integracji: tryb hybrydowy, integracja automatyczna czy ręczna?
Pobieranie
Wysyłanie
Gdzie zobaczysz numer KSeF?
Wygląd faktury i kod QR
Tryby awaryjne offline i offline24
Wysyłka e-maila z fakturą przy włączonej integracji
Krok 0. Czy to już „Twój” termin?
KSeF wchodzi etapami, dlatego najpierw ustal, od kiedy obowiązek dotyczy Twojej firmy. od 1 lutego 2026 r. – obowiązek wysyłania faktur sprzedaży do KSeF dla firm z obrotem powyżej 200 mln zł (za 2024 r.). od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek wysyłania faktur sprzedaży dla pozostałych firm. od 01.01.2027 r. - obowiązek wysyłania faktur sprzedaży dla najmniejszych firm, których sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł brutto miesięcznie. Ważne: nawet jeśli wystawianie faktur sprzedażowych będzie dla Ciebie obowiązkowe dopiero od 1 kwietnia, to od 1 lutego 2026 r. masz obowiązek odbierania faktur zakupowych przez KSeF od firm, które miały obrót powyżej 200 mln zł za 2024 rok, takich jak operatorzy telefonii komórkowych, stacje paliw, itp. Od pozostałych firm faktury kosztowe do 1 kwietnia otrzymujesz jak dotychczas: drogą elektroniczną lub w wersji papierowej. Więcej treści merytorycznych znajdziesz na stronie z listą odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, we wskazówkach wideo KSeF w minutę oraz na blogu – Aktualności o KSeF.Krok 1. Różnica między KSeF DEMO a KSeF 2.0
W Fakturowni integracja z KSeF jest dostępna dla użytkowników bez dodatkowych opłat, czyli za 0 zł – niezależnie od abonamentu. Ważne jednak, abyś poznał różnice między KSeF DEMO a docelową integracją KseF 2.0, obowiązującą od 01.02.2026 r.KSeF DEMO – środowisko testowe
Integracja KSeF DEMO jest dostępna w naszym programie od grudnia 2025 roku. Ta wersja integracji pozwala wyłącznie przećwiczyć autoryzację, wysyłkę i odbiór e-faktur – bez skutków podatkowych. To miejsce, gdzie możesz (ale nie musisz, bo nie ma obowiązku integracji z KSeF DEMO), krok po kroku sprawdzić, jak będzie wyglądała praca z KSeF 2.0 z poziomu Fakturowni. WAŻNE: jeśli aktywujesz wersję integracji KSeF DEMO, to nie zmieni się ona automatycznie w wersję produkcyjną KSeF 2.0 po 01.02.2026 r. Dlaczego się nie zmieni? Ponieważ każda integracja zawiera różne certyfikaty uwierzytelniające. Dla KSeF DEMO generowane są w Aplikacji Podatnika DEMO, a dla KSeF 2.0 generowane są w MCU (funkcjonuje do końca stycznia 2026 r.) i Aplikacji Podatnika (tu zostaną przeniesione certyfikaty z MCU od 01.02.2026 r.). Zatem integracji musisz dokonać osobno w środowisku produkcyjnym, czyli docelowej integracji KSeF 2.0, tak samo, jak zrobiłeś to w środowisku testowym integracji KSeF DEMO. Przypominamy! KSeF DEMO i produkcja KSeF 2.0 to dwa osobne środowiska – autoryzację należy wykonać osobno w każdym z nich.KSeF 2.0 – środowisko produkcyjne
Wersja produkcyjna KSeF 2.0 (czyli docelowy ten prawdziwy KseF) będzie dostępna od 01.02.2026 r., gdyż Ministerstwo Finansów dopiero wtedy udostępni wersję produkcyjną. O której godzinie to nastąpi 01.02.2026 r.? Ministerstwo Finansów deklaruje, że udostępni środowisko produkcyjne KSeF 2.0. o północy. Jeśli masz aktywną integrację KSeF DEMO, to dezaktywuje się ona automatycznie po tym jak dokonasz połączenia z integracją KSeF 2.0.Krok 2. Uprawnienia w KSeF (JDG vs. spółka lub inny podmiot) – zrób to przed autoryzacją
To najważniejszy etap. Jeśli pominiesz uprawnienia, autoryzacja w Kroku 3 może zakończyć się błędem (np. brakiem uprawnień osoby podpisującej).JDG
Jeśli posiadasz JDG to plik autoryzacyjny podpiszesz bardzo sprawnie i prosto, np. za pomocą Podpisu Zaufanego (ePUAP) albo podpisem kwalifikowanym właściciela. Szczegóły i przykłady: Jak uzyskać dostęp do KSeF dla JDG – praktyczny poradnik (link)Spółka lub inny podmiot
Ważne! Jeśli prowadzisz spółkę lub inny rodzaj podmiotu np. spółdzielnię, fundację itp., to proces może się wydłużyć, jeśli nie posiadasz pieczęci kwalifikowanej z nadanym numerem NIP. Najpierw wybierz jedną z dwóch ścieżek: Opcja 1: Masz kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP Upewnij się, że pieczęć zawiera dane podmiotu (w tym NIP) i przejdź do Kroku 3 (autoryzacja w Fakturowni). Uwaga! Zwykle nie potrzebujesz ZAW-FA, bo działasz „jako podmiot” (firma), a nie jako konkretna osoba. Jeśli autoryzacja kończy się błędem (np. 415), zwykle oznacza to brak uprawnień dla osoby/podpisu w KSeF. Wtedy sprawdź: pieczęć z NIP albo nadaj uprawnienia administratora przez ZAW-FA. Opcja 2: Nie masz pieczęci – musisz wskazać administratora KSeF (ZAW-FA)- Wybierz jedną osobę (np. wspólnika), która będzie pierwszym administratorem KSeF w imieniu podmiotu (to ona nada potem uprawnienia innym).
- Złóż w urzędzie skarbowym formularz ZAW-FA (papierowo lub elektronicznie).
- Po przetworzeniu ZAW-FA administrator loguje się do KSeF i w zakładce Uprawnienia nadaje uprawnienia (np. sobie, pracownikom, biuru rachunkowemu).
- Dopiero wtedy przejdź do Kroku 3 (autoryzacja w Fakturowni), aby podpisać plik autoryzacyjny za pomocą Podpisu Zaufanego (ePUAP).
- ZAW-FA zgłasza tylko jedną osobę jako pierwszego administratora.
- Bez administratora (ZAW-FA) lub bez pieczęci – nie da się poprawnie przypisać uprawnień, a autoryzacja integracji może się nie udać.
Krok 3. Połącz Fakturownię z KSeF (autoryzacja)
Autoryzacja to po prostu jednorazowe połączenie Twojego konta w Fakturowni z KSeF, żeby system mógł wysyłać/odbierać dokumenty w Twoim imieniu. Są dwie metody autoryzacji: Autoryzacja automatyczna – najprostsza opcja, w ramach której to Fakturownia w Twoim imieniu tworzy certyfikaty w KSeF dla Twojej firmy. Oczywiście o ile wcześniej masz uporządkowaną kwestię uprawnień w KSeF – w zależności od rodzaju podmiotu. Jeśli nie wiesz o czym mowa, wróć do Kroku 2 (Uprawnienia w KseF). Instrukcja autoryzacji krok po kroku jest tutaj: Jak połączyć Fakturownię z KSeF – autoryzacja integracji krok po kroku. Wideo: Film instruktażowy – autoryzacja KSeF Autoryzacja manualna – zaawansowana metoda przeznaczona przede wszystkim dla osób, które chcą korzystać z więcej niż jednego programu zintegrowanego z KSeF (np. Fakturownia + inne narzędzie księgowe/ERP) i potrzebują zarządzać certyfikatami centralnie w Aplikacji Podatnika/KSeF. Instrukcja krok po kroku jest tutaj: Autoryzacja manualna – wgranie certyfikatów z KSeF do FakturowniKrok 4. Tryb hybrydowy (ważne!)
Po dokonaniu autoryzacji w ustawieniach integracji KSeF 2.0 zauważysz tryb hybrydowy. To jest rozwiązanie „przejściowe”, które stworzyliśmy dla wszystkich użytkowników, których obowiązek wysyłki faktur sprzedażowych do KSeF zaczyna się od 01.04.2026r. Ten tryb pomaga łagodnie wejść w KSeF tym podmiotom, które nie mają jeszcze obowiązku wysyłania dokumentów do KSeF. O co chodzi w skrócie?- w trybie hybrydowym system pobiera dokumenty kosztowe (Wydatki) z KSeF,
- a dokumenty sprzedażowe wysyłasz do KSeF tylko wtedy, kiedy chcesz (wybierasz je ręcznie) – dzięki temu faktury, których nie wysyłasz do KSeF, nadal możesz edytować i wysyłać e-mailem na dotychczasowych zasadach.
Krok 5. Ustawienia integracji: tryb hybrydowy, integracja automatyczna czy ręczna?
Po autoryzacji, czyli połączeniu się z KSeF, decydujesz, w jaki sposób Twoje faktury mają być wysyłane i pobierane z KSeF. Decyzji dokonujesz odrębnie zarówno dla wysyłki faktur sprzedażowych, jak i dla pobierania faktur wydatkowych. Dostępne opcje to:- automatycznie
- ręcznie
- tryb hybrydowy w okresie 01.02 do 31.03, a od 01.04.2026 r. ustawienia indywidualne