Przejdź do treści

Uwierzytelnienie manualne – wgranie certyfikatów (uwierzytelniający i offline) z KSeF do Fakturowni

• Wyświetleń: 4 • 7 min czytania
#video

Przejdź do sekcji

  1. Limity certyfikatów po stronie KSeF
  2. Czy jedna firma może używać wielu certyfikatów KSeF?
  3. Autoryzacja manualna (zaawansowana) – wgranie certyfikatów z KSeF do Fakturowni
  4. Co przygotować?
  6. Certyfikat uwierzytelniający .crt + klucz prywatny .key
  7. Certyfikat offline: offline.crt + offline.key,
  8. Część II – wgraj certyfikaty do Fakturowni 
  9. Ustawienia wysyłki dokumentów do KSeF w Fakturowni – tryb automatyczny i ręczny
  10. Tryb automatyczny 
  11. Tryb ręczny – pełna kontrola nad wysyłką
Uwierzytelnienie manualne to rozwiązanie przeznaczone przede wszystkim dla osób, które chcą korzystać z więcej niż jednego programu zintegrowanego z KSeF (np. Fakturownia + inne narzędzie księgowe/ERP) i potrzebują zarządzać certyfikatami centralnie oraz bardzo często dla osób posiadających w obrębie jednego konta w Fakturowni kilka firm np. spółka + jdg. W Fakturowni są dwa sposoby uwierzytelnienia z KSeF: uwierzytelnienie manualne i uwierzytelnienie automatyczne dedykowane dla osób posiadających jedną firmę i chcących połączyć KSeF wyłącznie z Fakturownią. Korzystając z automatycznej opcji, Fakturownia w Twoim imieniu generuje certyfikaty w KSeF, ale jeśli integrujesz KSeF równolegle w kilku różnych programach, to musisz skorzystać z uwierzytelnienia manualnego i wygenerować certyfikaty po stronie KSeF, czyli w Aplikacji Podatnika, a następnie wgrać ten sam zestaw certyfikatów do wybranych narzędzi. Spis treści  

Limity certyfikatów po stronie KSeF

W KSeF obowiązują restrykcyjne limity certyfikatów narzucone przez Ministerstwo Finansów. Limity te nie zależą od Fakturowni – wynikają z zasad działania KSeF. Najczęściej spotykane ograniczenia:
  • maksymalnie 2 aktywne certyfikaty jednocześnie (w praktyce: aktywna para certyfikatów do uwierzytelniania + offline),
  • dodatkowo obowiązuje limit generowania certyfikatów w okresie 30 dni:
  • przy autoryzacji opartej o Profil Zaufany (JDG/PESEL): do 6 certyfikatów na 30 dni (czyli maks. 3 pary),
  • przy podpisie kwalifikowanym / pieczęci kwalifikowanej (spółki i inne podmioty): do 100 certyfikatów na 30 dni (czyli maks. 50 par).
Aby sprawdzić stan certyfikatów i limity, zaloguj się bezpośrednio do Aplikacji Podatnika KSeF i przejdź do zakładki Certyfikaty. Jeżeli przekroczysz limit generowania certyfikatów, KSeF zablokuje Ci na 30 dni od daty wygenerowania ostatniego certyfikatu, możliwość stworzenia kolejnych certyfikatów. Nie da się tego obejść po stronie Fakturowni. W takiej sytuacji należy kontaktować się z zespołem technicznym KSeF lub odczekać 30 dni, aż blokada minie. Jeżeli limity nie są przekroczone, a problemem są aktywne certyfikaty:
  • dezaktywuj aktywne certyfikaty w KSeF (zgodnie z zasadami KSeF),
  • przejdź ponownie proces autoryzacji w Fakturowni.
 

Czy jedna firma może używać wielu certyfikatów KSeF?

To zależy od sposobu uwierzytelniania i identyfikatora, z którym certyfikat jest powiązany: Podpis/pieczęć kwalifikowana powiązana z NIP (typowe dla spółek): KSeF dopuszcza generowanie wielu certyfikatów, którym można nadać własne nazwy i wykorzystywać je w różnych systemach lub na różnych stanowiskach. Profil Zaufany / certyfikat powiązany z PESEL (częste w JDG): w praktyce KSeF wymaga spójnego używania tej samej aktywnej pary certyfikatów dla danego NIP. To oznacza, że jeśli korzystasz z kilku systemów, najlepiej wygenerować certyfikaty w Aplikacji Podatnika i wgrać ten sam zestaw do wszystkich narzędzi integrujących się z KSeF.  

Autoryzacja manualna (zaawansowana) – wgranie certyfikatów z KSeF do Fakturowni

Ta metoda polega na tym, że:
  1. generujesz certyfikaty w Aplikacji Podatnika KSeF,
  2. pobierasz je na komputer,
  3. wgrywasz do Fakturowni (w dwóch etapach: uwierzytelniający i offline).
 

Co przygotować?

Potrzebujesz łącznie czterech plików:
  1. certyfikat uwierzytelniający: .crt + klucz prywatny .key,
  2. certyfikat offline: offline.crt + offline.key,  
  3. oraz haseł do kluczy prywatnych (.key), które ustawiasz podczas generowania w KSeF.
Bezpieczeństwo! Plik .key i jego hasło to dane wrażliwe. Przechowuj je bezpiecznie i nie udostępniaj nieuprawnionym osobom.

 
Część I – wygeneruj i pobierz certyfikaty w Aplikacji Podatnika KSeF
 

Certyfikat uwierzytelniający .crt + klucz prywatny .key

 
  1. W Aplikacji Podatnika wejdź w Certyfikaty > Wnioskuj o certyfikat,
  2. Podczas generowania: ustaw nazwę certyfikatu np. Certyfikat uwierzytelniający,
  3. wpisz i potwierdź hasło (zgodnie z wymaganiami),
  4. kliknij Generuj,
  5. wybierz przeznaczenie certyfikatu: Uwierzytelnienie w systemie KSeF 
  6. następnie kliknij Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu,
  7. po komunikacie powodzenia, kliknij Pobierz certyfikat 
Pamiętaj! Poczekaj aż certyfikat się wygeneruje i od razu pobierz go na komputer (nie zamykaj okna przeglądarki). Wygenerowane pliki pokazują się tylko raz i nie ma możliwości wygenerowania tego samego certyfikatu ponownie  - należy je pobrać na komputer i nie usuwać. W razie usunięcia trzeba przejść proces od nowa dezaktywując stare certyfikaty.

Certyfikat offline: offline.crt + offline.key,

Po pobraniu pierwszej pary certyfikatów: certyfikat uwierzytelniający: .crt + klucz prywatny .key, musisz pobrać drugą parę, czyli certyfikat offline: offline.crt + offline.key.  
  1. Możesz zacząć od ostatniego kroku i wybrać Wnioskuj o kolejny certyfikat lub zacząć od początku i w Aplikacji Podatnika wejść w Certyfikaty > Wnioskuj o certyfikat,
  2. Podczas generowania: ustaw nazwę certyfikatu np. Certyfikat offline,
  3. wpisz i potwierdź hasło (zgodnie z wymaganiami),
  4. kliknij Generuj,
  5. wybierz przeznaczenie certyfikatu: Podpis linku do weryfikacji wystawcy 
  6. następnie kliknij Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu,
  7. po komunikacie powodzenia, kliknij Pobierz certyfikat 
Pamiętaj! Poczekaj aż certyfikat się wygeneruje i od razu pobierz go na komputer (nie zamykaj okna przeglądarki). Wygenerowane pliki pokazują się tylko raz i nie ma możliwości wygenerowania tego samego certyfikatu ponownie  - należy je pobrać na komputer i nie usuwać. W razie usunięcia trzeba przejść proces od nowa dezaktywując stare certyfikaty.  

Część II – wgraj certyfikaty do Fakturowni 

 
  1. W Fakturowni przejdź do: Ustawienia > Integracje i dodatki  > KSeF  > Kliknij Aktywuj
  2. Przejdź do wyboru metody i wybierz Autoryzacja manualna (zaawansowana) 
  3. Wybierz Numer NIP firmy
  4. Na ekranie widnieje Etap 1 z 2, gdzie wgrasz Certyfikat uwierzytelniający pobrany z KSeF
  5. Krok 1 - dodaj we wskazanym polu Certyfikat uwierzytelniający (plik) .crt,
  6. Kliknij Dalej 
  7. Krok 2 - dodaj we wskazanym polu klucz prywatny certyfikatu uwierzytelniającego (PEM) – plik .key,
  8. W polu Hasło do klucza uwierzytelniającego (.key) wpisz hasło ustawione w Aplikacji Podatnika KSeF
  9. Następnie kliknij przycisk Przejdź do certyfikatu offline
  10. Na ekranie widnieje teraz Etap 2 z 2, gdzie wgrasz Certyfikat offline pobrany z KSeF 
  11. Krok 1 - dodaj we wskazanym polu Certyfikat offline (plik) .crt
  12. Kliknij Dalej, 
  13. Krok 2 - dodaj we wskazanym polu klucz prywatny certyfikatu offline (PEM) – plik .key,
  14. W polu Hasło do klucza offline (.key) wpisz hasło ustawione w Aplikacji Podatnika KSeF
  15. Na koniec kliknij Zapisz certyfikaty 
  16. Po poprawnym wgraniu zobaczysz komunikat „Autoryzacja zakończona pomyślnie!” – oznacza to, że połączenie dla wybranego NIP jest aktywne. 

Ustawienia wysyłki dokumentów do KSeF w Fakturowni – tryb automatyczny i ręczny

Po udanym połączeniu należy określić formę działania integracji z KSeF możesz włączyć automatyczną lub ręczną wysyłkę faktur sprzedażowych do KSeF  

Tryb automatyczny 

W trybie automatycznym, po zapisaniu faktury Fakturownia przekazuje ją do KSeF zgodnie z wybranym zakresem. Jeśli masz aktywną automatyczną wysyłkę, wszystkie dokumenty kwalifikujące się do wysyłki do KSeF (zgodnie z wybraną opcją) w zostaną wysłane do KSeF – również dokumenty utworzone przez integracje (np. e-commerce), faktury cykliczne itp. Do testów integracji nie zalecamy włączania automatycznej wysyłki.  
  1. Włącz suwak Automatycznie wysyłaj tworzone dokumenty do KSeF
  2. Wybierz, jakie dokumenty mają być wysyłane automatycznie:

  • Wszystkie dokumenty wystawiane dla firm
    Automatycznie wysyłane są tylko dokumenty wystawiane dla kontrahentów będących firmami.

  • Wszystkie dokumenty wystawiane dla firm i osób prywatnych
    Automatycznie wysyłane są dokumenty wystawiane dla kontrahentów będących firmami jaki i również dokumenty dla osób fizycznych bez NIP. Pamiętaj, że wysyłka dokumentów dla osób prywatnych do KSeF jest dobrowolna (nieobowiązkowa).

  • Tylko dokumenty wystawiane dla firm z Polski (dokumenty dla firm zagranicznych należy wysyłać ręcznie)
    Automatycznie wysyłane są tylko dokumenty wystawiane dla firm z Polski. Dokumenty dla firm zagranicznych i osób prywatnych nie są wysyłane automatycznie. Pamiętaj, że dokumenty zagraniczne po weryfikacji obowiązkowo należy przesłać do KSeF ręcznie! Dokumenty dla osób prywatnych– jeśli chcesz je przekazać do KSeF, zleć wysyłkę ręcznie wysyłka takich dokumentów do KSeF jest dobrowolna (nieobowiązkowa).

W trybie automatycznym wystarczy, że na fakturze użyjesz przycisku Zapisz, a system według wybranej opcji:
  • zapisze dokument w Fakturowni,
  • wyśle go do KSeF,
  • po nadaniu numeru KSeF umożliwi wysyłkę e-maila do klienta.
 

Tryb ręczny – pełna kontrola nad wysyłką

Jeżeli wolisz decydować osobno dla każdej faktury, wybierz tryb ręczny. Na formularzu faktury zobaczysz wtedy dwa przyciski: Zapisz – zapisuje dokument tylko w Fakturowni, bez wysyłki do KSeF. Zapisz i wyślij do KSeF – zapisuje fakturę i od razu wysyła ją do KSeF (system aktualizuje status i numer KSeF, gdy tylko zostaną nadane). Masz pytania? Wątpliwości? Sugestie, jak możemy dalej rozwijać wtyczkę? Napisz do nas na integracje@fakturownia.pl Czym jest numer KSeF i gdzie zobaczysz go na fakturze w Fakturowni? Jak połączyć Fakturownię z KSeF (DEMO) – autoryzacja integracji krok po kroku

Powiązane wpisy

Poprzedni Najczęstsze problemy z konfiguracją integracji z KSeF Następny Uwierzytelnienie manualne – wgranie certyfikatów (uwierzytelniający i offline) z KSeF do Fakturowni

Czy ten wpis był pomocny?

Udostępnij

Komentarze