Wraz z wysyłką faktury do KSeF zmienia się sposób zarządzania dokumentami sprzedażowymi. Operacje dostępne wcześniej w systemie takie jak edycja, usuwanie czy anulowanie po wysłaniu dokumentu do KSeF i nadaniu przez niego numeru dla dokumentu zostają zablokowane. W artykule opisujemy konsekwencje tego mechanizmu oraz prawidłowy proces korygowania danych.
Krajowy System e-Faktur zacznie obowiązywać od 1 lutego, jednak zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów obowiązek jego stosowania będzie wprowadzany dla poszczególnych grup przedsiębiorców w różnych terminach.
Terminy obowiązku wysyłania faktur sprzedaży do KSeF:
-
od 1 lutego 2026 r. – obowiązek obejmie przedsiębiorców, których obrót za 2024 r. przekroczył 200 mln zł,
-
od 1 kwietnia 2026 r. – do KSeF będą musiały trafiać faktury sprzedażowe wystawiane przez pozostałe firmy,
-
od 1 stycznia 2027 r. – obowiązek zostanie rozszerzony na najmniejsze podmioty, których miesięczna sprzedaż brutto nie przekracza 10 tys. zł..
WAŻNE! Nawet jeśli obowiązek wystawiania faktur sprzedaży w KSeF obejmie Cię dopiero od 1 kwietnia 2026 r., już od 1 lutego 2026 r. będziesz otrzymywać faktury zakupowe przez KSeF od największych firm (z obrotem powyżej 200 mln zł). Faktury od pozostałych podmiotów do 1 kwietnia będą przekazywane na dotychczasowych zasadach.
Szczegóły dotyczące KSeF i integracji Fakturowni znajdziesz w artykule KSeF w Fakturowni – od czego zacząć, prosto i krok po kroku.
Integracja z KSeF - opcje wysyłki faktur do KSeF
Sam proces wystawiania faktur w Fakturowni pozostaje bez zmian - formularz dokumentu należy wypełnić zgodnie z warunkami danej transakcji. Przy włączonej integracji z KSeF zmienia się jedynie sposób przesyłania faktur do systemu i do klientów.
Jeżeli na koncie aktywna jest integracja z KSeF, wysyłka faktur na adres e-mail kontrahenta, możliwość pobrania dokumentu w formacie PDF oraz wydruk są zablokowane do momentu przypisania fakturze numeru KSeF, czyli po przesłaniu jej do systemu KSeF. Jeśli chcesz wysłać szczegóły transakcji do wglądu, wystaw proformę.
Przesyłanie dokumentów do KSeF może odbywać się automatycznie - bezpośrednio po zapisaniu faktury - lub ręcznie. W wariancie ręcznym faktura najpierw jest zapisywana wyłącznie w Fakturowni, a jej wysyłka do KSeF następuje dopiero po ręcznym zleceniu, po wcześniejszej weryfikacji poprawności danych.
Sprawdź konfigurację wysyłki do KSeF:
/grafika
Jeśli obowiązek wysyłki faktur do KSeF dotyczy Cię od 1 kwietnia, włącz w ustawieniach integracji tryb hybrydowy zgodnie z instrukcją tryb hybrydowy KSeF w Fakturowni: odbiór kosztów i dobrowolna wysyłka sprzedaży do 1.04.2026.
W trybie hybrydowym system automatycznie pobiera z KSeF wszystkie dokumenty wydatkowe. Dokumenty przychodowe dodajesz wyłącznie według własnych potrzeb - sam decydujesz, które faktury sprzedaży zostaną wysłane do KSeF. Faktury, które nie trafią do KSeF, możesz nadal edytować oraz przekazywać klientom, np. e-mailem lub w formacie PDF.